blog

Organiseren: ballen in de lucht houden

Plannen en organiseren

Wanneer ik een congres of evenement ga organiseren, begin ik met een aantal vragen: hoe groot, waar gaat het plaatsvinden en wat is het kostenplaatje? En juist dat laatste vind ik spannend. Hoe spannender, hoe beter. Want als ik heel veel moet, met weinig, dan word ik creatief – en dat werkt aanstekelijk. Midden vorig […]

Organiseren: ballen in de lucht houden

Wanneer ik een congres of evenement ga organiseren, begin ik met een aantal vragen: hoe groot, waar gaat het plaatsvinden en wat is het kostenplaatje? En juist dat laatste vind ik spannend. Hoe spannender, hoe beter. Want als ik heel veel moet, met weinig, dan word ik creatief – en dat werkt aanstekelijk.

Midden vorig jaar mocht ik een low budget congres organiseren. Voor 500 euro 30 mensen aan de lunch krijgen inclusief luxe wijn, mooi uitzicht én op loopafstand van de plek van het congres. Zelfs de medewerkster van het sjieke grand café vond het een uitdaging en gaf mij de flessen water gratis zodat ik op het afgeronde  bedrag van 500 euro uitkwam.

Onlangs mocht ik een congres gaan organiseren waarbij ik financiële vrijheid had. Dat leek mij stukken minder uitdagend. De pianist, bloemen, uitnodigingen, cateraar tot en met de naambadges: alles was geregeld en in kannen en kruiken door diverse externen. Geld speelde immers geen rol. Er mocht uitgepakt worden! Alles liep dan ook volgens schema, theoretisch gezien dan.

Tot de dag van het congres aanbrak…

De pianist, ingehuurd door het evenementenbureau, speelde door een logistiek foutje elders. Was een gitarist voor de helft van de prijs een probleem? Ja,dat was een probleem, tenzij de gitarist ook piano kon spelen. Intussen liep de zaal vol.
En ik zag maar twee bloemstukken in plaats van twaalf. Stonden die andere tien wellicht op de piano van de verdwenen pianist? “Onze excuses voor het ongemak,” meldt de bloemist. “We maken het in orde. Maar het kan wel twee uur duren.”

Mijn antwoord was duidelijk: “Geef mij 10 bossen met 30 rozen inclusief vazen en een ander bedrag op de factuur en wel binnen een half uur!”

Ik zie de mensen binnenkomen met een badge mooi op hun borst gespeld en ik zie dat het in een soort 3D- lettertype is gedrukt. Mijn inwendige waterkoker kookt en wilt maar niet afslaan. Een van de organisatoren geeft mij een compliment: “Leuk gedaan, echt apart. Het is weer eens iets anders.”
Ik lach als een boer met kiespijn. Ja, inderdaad heel apart.

Dan staat de zaal vol met rozen, en de pianist zorgt voor mooi spel. Over een half uur is het tijd voor een drankje en een hapje. Ik ga alles nog even nalopen en ik zie wel drank en hapjes, maar niet voor 450 mensen…
Nog een half uur te gaan. Er kan veel gebeuren in korte tijd en ik ga dan ook op zoek naar de cateraar. Die vertelt mij dat er voor 60 mensen drank en bittergarnituur is besteld. Ik geef hem de orderbevestiging die hij mij heeft gemaild. Nou, het resultaat mocht er na een half uur zijn: de cateraar had een ander kapsel omdat ik ‘m de wind van voren had gegeven. En ik had mooi mijn bittergarnituur.

Ik  houd mijn (bitter)ballen hoog, try to keep it cool en ga alle uitdagingen aan.

Auteur: secretaresse Gaby Madiredjo

Ook een ster (worden) in het organiseren van evenementen? Bekijk dan de training Evenementen organiseren.

Reageer op dit artikel