checklist

Organisatieteam voor evenementen samenstellen

Plannen en organiseren

Een evenement organiseren doe je meestal niet alleen. Tips voor het samenstellen van een organisatieteam.

De basis voor het succes van een evenement of project ligt in de mensen die het project uitvoeren. Als je het evenement samen met anderen organiseert, zijn er bij de samenstelling van het team enkele punten van belang.

1. Noodzakelijke vaardigheden om succesvol te kunnen organiseren

– ervaring met evenementen
– kennis van de evenementenmarkt
– creativiteit
– oog voor detail
– logisch over logistiek nadenken
– overzicht houden en vooruit plannen
– improvisatievermogen en flexibiliteit

Hierbij zal één persoon meestal meerdere rollen tegelijk vervullen.

2. Afvaardiging vanuit betrokken afdelingen

Zorg er bij zowel een in- als extern gericht evenement voor dat alle betrokken afdelingen zoveel mogelijk vertegenwoordigd dan wel geraadpleegd worden. Alleen dan kun je goed inspelen op interesses en verwachtingen van de genodigden.

3. Mogelijkheid tot samenwerking

De leden moeten als team goed kunnen samenwerken. In geval van parttimers: is er voldoende overlapping van werkdagen voor efficiënte samenwerking?

4. Duidelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden

Wijs bijvoorbeeld een penningmeester aan, een aanspreekpunt voor de locatie, een spreekbuis naar de opdrachtgever, een notulist et cetera.

5. Daadkracht: maak het team niet te klein en niet te groot

Een te grote groep belemmert de besluitvaardigheid. Een te kleine groep kan wellicht te weinig werk verzetten.

Evenement organiseren: gastenregistratie en aanmeldformulier
Beslismodel voor relatie-evenementen
Evenement organiseren: doelgroep typeren
Boek: Evenementen Support
Training: Evenementen organiseren

Reageer op dit artikel