checklist

Twaalf tips voor slimmer timemanagement

Plannen en organiseren

Het combineren van werk en een gezin is vaak geen sinecure.

Professional organizer en coach Sara van Wesenbeeck – ondernemer en Europees Ambassadeur voor het Vrouwelijk Ondernemerschap – werkt dagelijks met bedrijven en gezinnen rond het efficiënter organiseren van leven en werk.

De volgende twaalf tips zijn van haar afkomstig:

  1. Zorg voor een overzichtelijke en ordelijke werkplek
    Het lijkt een dooddoener, maar een ordelijke werkplek laat je echt efficiënter en sneller werken. Dat betekent niet dat je elke dag een leeg en ‘spic en span’ bureau moet hebben. Houd eenvoudigweg alles wat je vaak gebruikt binnen handbereik en zorg dat je snel kunt (terug)vinden wat je regelmatig nodig hebt.
  2. Plan en maak een to do-lijst
    Plan je dagelijkse taken en doelen goed en effectief. Trek op het eind van je werkdag even tijd uit om een to do-lijst voor de dag erop te maken. Zo kun je gerichter werken, de lijst geeft je overzicht en stelt je in staat om je prioriteiten te bepalen. Efficiënter en sneller werken is je winst.
  3. Stel prioriteiten
    Als managementondersteuner komt er dagelijks veel op je af. Je hebt al snel het gevoel dat je tijd tekort komt en de grip op je werk verliest. Door prioriteiten te stellen (je kunt nu eenmaal niet alles tegelijk realiseren) en je belangrijkste werk eerst te doen, zul je minder makkelijk in de verleiding komen om je tijd te besteden aan minder productieve zaken.
  4. Stop met multitasken
    Loop je ook vaak te zigzaggen en krijg je maar niets afgewerkt? Dan ben je wellicht een bedreven multitasker. Werk elke taak voortaan apart en helemaal af voor je aan een volgende begint. Plan ook tijd in je agenda om je op uw taken te kunnen concentreren én ze op die manier snel en efficiënt te kunnen afwerken.
  5. Kijk uit voor tijdvreters
    Tijvreters liggen de hele dag op de loer. Ze leiden je aandacht af van je doelen, staan je succes in de weg en laten je dingen doen die niet belangrijk zijn voor je werk. Zoek uit waar je tijd verliest en wat je moet veranderen om je doelen in je werk met minder tijdverlies te kunnen bereiken.
  6. Leer efficiënt e-mailen
    E-mails zijn veruit de grootste tijdvreters op je werkplek. Ga er voortaan slim mee om. Een mini-cursus: Zet het geluid voor de inkomende mail af. Win veel tijd door je mails gegroepeerd, twee à drie keer per dag, te behandelen. Lees je mails niet aan het begin van je dag, maar op een moment waarop je energiepeil wat lager is.
  7. Snoer stoorzenders ‘de mond’
    Je mobieltje is een echte stoorzender. Zet hem af en toe uit om geconcentreerd te kunnen doorwerken. Laat je voicemail even voor je werken en beantwoord je berichten later. Je taken afwerken én je telefoontjes in één keer beantwoorden: twee (tijdbesparende) vliegen in één klap!
  8. Concentreer je tijdens je werkdag op je werk
    Als je dat niet doet, is de kans groot dat je nog aan het werk bent op momenten dat je je eigenlijk moet ontspannen. Dat is een vicieuze cirkel die je veel stress geeft, terwijl je geen stap verder komt. Focus op het afwerken van je projecten, niet op werken. 
  9. Werkplek aan huis? Schil de aardappelen niet tijdens werktijd
    Dé grote valkuil bij thuiswerken is dat de grens tussen privé en werk vervaagt. Je komt in de verleiding om bijvoorbeeld huishoudtaken te doen tijdens werktijd. Gevolg: je moet ’s avonds doorwerken om je werk gedaan te krijgen, en dat komt je productiviteit en gezinsleven niet ten goede.
  10. Stel niet uit wat je meteen kunt doen
    Geef ‘uitstelleritis’ geen kans. Je taken tot de laatste minuut uitstellen, geeft veel (onnodige) stress. Werk voortaan meteen af wat je binnen twee minuten kunt doen, en dat is heel wat: mails beantwoorden, documenten op de goede plek opslaan, afspraken maken en zelfs beslissingen nemen.
  11. Verlies (schijnbaar) tijd om tijd te winnen
    Vergeet niet te pauzeren! Plan altijd pauzes in, zelfs op de drukste dagen. Gun jezelf geregeld een korte pauze, bijvoorbeeld elk uur vijf of tien minuten. Neem letterlijk even afstand van je taken. Met opgeladen batterijen werk je daarna veel efficiënter en effectiever verder. Door schijnbaar tijd te verliezen, creëer je heel wat tijd!
  12. Draag zorg voor je welzijn
    Vergeet niet om tijd te maken voor de leuke dingen van het leven. Zorg voor een goede work-life-balans; werk niet harder maar slimmer, zorg voor goed time- en selfmanagement en voor tijd voor je dierbaren en voor de leuke dingen van het leven. Daar wordt iedereen beter van!

Bron: Briskmagazine.nl 

Planningsvaardigheid ontwikkelen
Timemanagementtips voor planning
Timemanagement: aanpak van tijdvreters
Boek: Meer Power met timemanagement 3.0
Training: Timemanagement 

Reageer op dit artikel