checklist

Gasten ontvangen op kantoor

Plannen en organiseren

Je gast komt klem te zitten in een automatische draaideur. Of: er heerst zo’n akelige stilte in de lift. Of: iemand meldt zich veel te vroeg voor zijn afspraak. Herkenbare situaties?

In deze checklist vind je tips en trucs voor het ontvangen van gasten op kantoor.

Ontvangst
Wanneer een gast zich meldt bij de receptie, wordt degene met wie hij of zij de afspraak heeft, gebeld en verneemt de gast of hij direct wordt opgehaald. Is dat niet het geval, dan wordt er verteld hoelang het duurt. Dit laatste is heel attent, want zo weet de gast waar hij aan toe is en of hij nog tijd heeft om bijvoorbeeld nog even zijn handen te wassen of een telefoontje te plegen.

Kennismaken
Degene die de gast ophaalt, maakt zich als eerste bekend en geeft als eerste de hand en zegt als eerste zijn naam. Zitten er meerdere gasten te wachten, laat dan de receptionist(e) jou subtiel de juiste persoon aanwijzen.

Het geheim van een goede handdruk
Geef een ferme hand, niet te krachtig en zeker niet te slap. Als je last hebt van klamme handen, helpt het om ze van tevoren met koud water te wassen en ze heel goed af te drogen. Je arm is licht gebogen en één keer schudden is voldoende. Het allerbelangrijkste is oogcontact! Kijk de ander geïnteresseerd en met een glimlach aan.

Wie gaat er voor?
Hier kiest de etiquette voor het meest praktische antwoord. Degene die de weg weet, gaat voor. Dus ongeacht of het een dame of heer is. Er zijn een paar uitzonderingen. Bij het opgaan van een trap gaat de heer voor. Het is niet prettig voor een dame wanneer de heer vlak achter haar loopt… In het geval van een lift laat je altijd eerste mensen uitstappen voordat je je gast de lift laat betreden.

Houd de lift vast wanneer je ziet dat er nog iemand aan komt. Begroet andere liftgenoten. Zorg voor een luchtig praatje met je gast. Als je niet weet waarover je kunt hebben, helpt het als je een onderwerp voorbereidt. Misschien kun je inhaken op een vorig bezoek, een actualiteit of desnoods het weer of de reis van je gast. Het gaat erom dat de gast zich op zijn gemak voelt.

Als je gast met een bezoekerspasje door een poortje moet, laat je hem eerst gaan, zodat je zeker weet dat hij de andere kant bereikt.

Algemene tips

  • Zorg dat er in de wachtruimte informatie ligt over het bedrijf, zoals een bedrijfsbrochure of een personeelsblad.
  • Begroet met ‘goedemorgen’ of ‘goedemiddag’, nooit met ‘hallo’.
  • Zorg voor een spiegel in de toiletruimte, zodat bezoekers hun uiterlijk kunnen checken. In de lift is een spiegel trouwens ook handig.
  • Zorg voor praktisch servies, dus ook voor een schoteltje voor het gebruikte theezakje.
  • Wil je dat je gast niet op een bepaalde plaats gaat zitten, leg daar dan vast een blocnote neer.
  • Vraag nooit ‘Wat wilt u drinken?’, maar noem letterlijk op wat je in huis hebt. Zo voorkom je dat je gast om een drankje vraagt dat je niet hebt of niet vraagt om wat je nou juist wél hebt.
  • Zet een paraplubak neer.

Vijf vuistregels voor klantvriendelijke brieven
Hoe spreek ik een klantvriendelijke tekst in op een antwoordapparaat?
Binnenklimaat op kantoor
Boek: Internationale omgangsvormen
Training: Optimaal communiceren voor een vlekkeloze samenwerking

Reageer op dit artikel