checklist

Event organiseren? Blunders vermijden

Plannen en organiseren

Word jij als secretaresse ook wel eens belast met het organiseren van een bedrijfsevenement? Natuurlijk wil je dat zo’n evenement perfect verloopt. Toch gaat het helaas geregeld mis.

De volgende blunders komen veel voor. Lees ze, en… vermijd ze!

Foute datum
Evenementen op een landelijke feestdag of midden in de vakantieperiode zijn bij voorbaat gedoemd te mislukken. Je event inplannen op een finaleavond van een of ander WK is ook een voltreffer, zeker als je wilt besparen op de catering!

Onvolledige gastenlijst
Niets is zo gênant als belangrijke gasten vergeten uit te nodigen of hun namen verkeerd te schrijven.

Stuntelige uitnodiging
Wie, wat, waar? Op die essentiële vragen moet elke uitnodiging het antwoord geven, maar je zult niet de eerste zijn die de datum of locatie vergeet te vermelden.

Ongeschikte locatie
Een te kleine locatie of een waar je gasten in verdwalen zijn echte afknappers. Ga na of alle benodigde faciliteiten (WiFi, elektriciteit, water, keuken, garderobe e.d.) aanwezig zijn en of er voldoende parkeergelegenheid in de buurt is.

Culinair
Kies een professionele cateraar met een vlotte bediening, zodat lange wachttijden aan het buffet voorkomen worden. Zorg dat er genoeg is om knorrende magen culinair te kunnen vullen.

Artiest komt niet opdagen
Een grote naam op de affiche… leuk, doet het altijd. Maar wat doe je als de artiest niet op komt dagen? Werk daarom altijd plan B uit!

Piepende luidsprekers
Werk uitsluitend met kwalitatief audiovisueel materiaal en zorg dat er een professionele ‘techneut’ in de buurt is. Vermijd amateurs achter de knoppen en voorkom zo piepende, fluitende en galmende luidsprekers.

Low-budget fotograaf
Altijd leuk om een paar mooie foto’s als herinnering aan je event te hebben. Laat deze belangrijke taak niet over aan ‘ome Jan’ of aan een collega die altijd van die leuke vakantiekiekjes maakt. Want wat ga je doen als blijkt dat alle foto’s overbelicht of onscherp zijn? Of als ome Jan per ongeluk op de delete-all-knop heeft gedrukt?

Financiële kater
Budgetteer je evenement op voorhand. Doe dat grondig en zie geen enkele kostenpost over het hoofd. Dan kom je niet voor onaangename verrassingen te staan als de factuur bij je in de bus valt.

Bron: eventplanner.be

Samenstellen van een team voor de organisatie van een evenement
Evenement organiseren: gastenregistratie en aanmeldformulier
Evenement organiseren: doelgroep typeren
Boek: Evenementen Support
Training: Evenementen organiseren

Reageer op dit artikel