checklist

Probleemoplossen: vijf fasen

Plannen en organiseren

Probleemoplossen begint al met het duidelijk stellen van het probleem. Als dat goed gebeurt, kan het probleem al voor een groot deel opgelost zijn.

Als secretaresse kun jij een schone taak vervullen door de vijf fases van het probleemoplossen te bewaken.

Fase 1 Stellen van het probleem
Het stellen van een probleem gebeurt vaak halfslachtig, verondersteld wordt dat het probleem bij iedereen wel bekend is. Dat kan wel waar zijn voor de grote lijn, als iedereen met hetzelfde probleem te maken heeft, maar elk individu kan een probleem net weer vanuit een ander optiek bekijken.
Stelt iemand een probleem aan de orde, probeer dan actief te luisteren door de goede vragen te stellen. Dit zorgt ervoor dat de inbrenger van het probleem zelf al heldere inzichten krijgt die ‘denkblokkades’ kunnen doorbreken.

Fase 2 Informatie verzamelen over het probleem
Verzamel zo veel mogelijk informatie die enigszins te maken kan hebben met de probleemsituatie(s). Hierbij zijn de volgende gedachten nuttig:

  • Problemen zijn een normaal deel van het leven.
  • Voor de meeste problemen kan een effectieve oplossing worden gevonden.

In deze fase kan ‘automatisch reageren’, zonder verder te denken of te luisteren, een valkuil zijn:

  • Bijvoorbeeld de reactie op een feestje: ‘O, dat heb ik ook gehad, dat moet je gewoon zó oplossen.’
  • Een andere vorm van ‘automatisch reageren’ is begrijpend knikken als je er eigenlijk niets van begrijpt. Dat is een reactie die bij veel (te) aardige of dienstbare mensen voorkomt.

Fase 3 Alternatieven bedenken en scenario’s kiezen
Hoewel het nut van brainstormen in brede kring wordt ingezien, wordt dit in de vergadering – bij uitstek een plaats om ideeën uit te wisselen – nog wel eens vergeten en krijgt degene die zijn oplossing met verve brengt, als enige aandacht.
Als brainstormen wél als agendapunt is opgevoerd, kan dit onderdeel snel ontaarden in chaos en dat is prima: vrij associëren kan de mooiste ideeën opleveren! Functioneel wordt het als de voorzitter deze werkvorm na verloop van tijd alsnog stroomlijnt of tijdig stopt…

Een volgende stap is beslissen welke manier van handelen zal worden getest. Raadzaam is de consequenties goed in te schatten. Een mooie term voor een plan in deze fase is scenario. Het kan effectief zijn verschillende scenario’s te ontwerpen en achter de hand te hebben.

Fase 4 Handelen/doen
In deze fase worden de plannen uitgevoerd en test je uit of de nieuwe scenario’s waartoe besloten werd, voldoen. Belangrijk hierbij is goed met je tijd omgaan (timemanagement). Een zogenaamd ‘tijdpad’ uitzetten voorkomt onoverzichtelijke situaties (stress) en zorgt voor goedgeplande evaluatiemomenten.

Fase 5 Evaluatie
Ga in deze fase of de verwachte gevolgen ook inderdaad optreden. Zo niet, ga dan terug naar een eerdere fase, nadat je hebt geanalyseerd waarom het niet werkte.

Gesprekstechniek: luisteren
Hoe ga je om met conflicten?
Vergaderproblemen oplossen
Boek: De secretaresse als gatekeeper
Training: Timeshifting

Reageer op dit artikel