checklist

Contactverslag

Plannen en organiseren

Bestaat je werk uit veel mondelinge contacten (telefoon of binnenlopende collega’s)? Dan is het handig deze informatie vast te leggen.

Zo houd je overzicht wie je gesproken hebt en:

  • Wat je gedaan hebt of welke actie je ondernomen hebt.
  • Wat je afgesproken of beloofd hebt.
  • Waar je op moet wachten of waar een ander later op terugkomt.

Een contactverslag is niet alleen voor jezelf een waardevol instrument, maar ok voor collega’s (als je bijvoorbeeld een deeltijdbaan hebt) of je leidinggevende. Zij krijgen zo een goed beeld van waar je allemaal aan gewerkt hebt.
Gebruik daarbij kolommen, kleuren, afkortingen en andere opties die op je situatie van toepassing zijn.

Een voorbeeld van zo’n contactverslag:

Tijd

Wie

Telefoon

Wat

Actie

Klaar

9:40

TT
Julia Hogers – BSN A’dam

020-1112223

Interesse in informatie over luchtsystemen?

Nee

V

10.00

TT
Alexander – afdeling ICT

Tst. 535
alex@bb.nl

Benodigde autorisaties nieuwe medewerker Wim

15/5
mailen

 

11.05

TT
Casper Jansen

06-55154444

Factuur niet ontvangen

Opgestuurd

V

11.10

T
Bloemist Zegers

5315310

Offerte gevraagd voor wekelijkse boeketlevering

Wachten

 

11.15

T
Bloemist Druif

5545541

Ook offerte vragen, maar neemt telefoon niet op

Straks nogmaals
T

 

11.20

T
Receptie

 

Bestelling kantoorartikelen

15/5 nabellen

 

11.30

TT
Jan Bos

 

Hebben we zijn sollicitatie ontvangen?

Check (ontvangen)

V

Tip
Maak ook zo’n verslag voor je leidinggevende. Dan ziet hij/zij in één oogopslag wie er gebeld heeft en wie nog teruggebeld moet worden.

Communicatie in de toekomst
Gemengde teams: productiviteit stijgt, verzuim daalt
De toekomst: virtueel samenwerken
Boek: Timemanagement: slim omgaan met uw werktijd
Training: Personal Assistant

Reageer op dit artikel