checklist

Olifanttaken

Plannen en organiseren

Op de vraag: ‘Hoe eet je een olifant?’, zullen sommige grapjassen antwoorden: ‘Met veel ketchup en mayonaise.’

Het enige juiste antwoord op deze vraag is: ‘Hapje voor hapje!’

De tijd nemen om grotere, complexe klussen in hanteerbare stukjes op te delen, verhoogt de persoonlijke productiviteit aanzienlijk.

Wat zijn olifanttaken?

  • ‘Overweldigende klussen die een langdurige inspanning vragen.
  • Klussen waarbij na elke stap maar weinig vooruitgang zichtbaar is.
  • Klussen die op de korte termijn dikwijls uigesteld of afgezwakt worden.

Voorbeelden van olifantklussen voor secretaressen

  • Archiveren
  • Jaarfeest organiseren
  • Jaarlijkse beurspresentatie
  • Afvallen
  • (Chinese) taal leren

De enige manier om een olifant door de mond te krijgen, is hem kleiner te maken.

Dat kan op twee manieren: (waarvan overigens alleen de tweede manier werkt…)

1. Door afstand te nemen: door olifanten tegen de horizon te zetten, lijken ze kleiner.
Denk aan goede voornemens aan het begin van een jaar: ‘Dit jaar ga ik stoppen met roken, afvallen en meer tijd aan mijn gezin besteden.’ Voornemens die zo ‘gepland’ staan, staan hoogstwaarschijnlijk het volgende jaar weer ‘op de agenda’.

2. Door de olifant te verdelen: de enige manier om tot resultaten te komen, is om de olifant ‘op te eten’. Dat doe je als volgt:

  • Snijd de olifant in ‘hapklare’ brokken.
  • Plan regelmatig ‘hapjes’ van de olifant als taak van de dag, week en maand.
  • Zorg ervoor dat je elke periode een stukje ‘eet’ naast je andere (routine)taken.
  • Zorg ervoor dat je de olifant helemaal opeet.
  • Concentreer je op niet meer dan één of twee olifanten tegelijk.

Als de olifanttechniek een wezenlijk deel van je agenda uitmaakt, zul je merken dat je productiviteit toeneemt!

Twaalf tips om rust te brengen in wat je doet
Negen tips om meer rust te creëren
Timemanagement: aanpak van tijdvreters
Boek: Meer power met timemanagement 3.0
Training: POWERsecretaresse 2

Reageer op dit artikel