checklist

Tips bij het boeken van zakenreizen

Plannen en organiseren

Zelf zakenreizen boeken is dankzij internet tegenwoordig een peulenschil, en lijkt vaak ook voordeliger dan boeken via een reisagent.

Tips bij het boeken van zakenreizen

Boek je zakenreizen dan kan het lonen verder te kijken dan je neus lang is. Want wat doe je als het reisschema onverwacht verandert door vertraging of annulering? Of erger nog: als jouw mensen onderweg beroofd worden, ziek worden of te maken krijgen met een natuurramp of politieke onrust?

  • Maak gebruik van één boekingskanaal, dat je in geval van calamiteiten 24 uur per dag, 7 dagen per week kunt bereiken.
  • Controleer of de bestaande reisverzekering de belangrijkste risico’s dekt. Check ook altijd of de reisbestemming binnen de dekking valt.
  • Mobiel telefoonverkeer valt bij catastrofes vaak als eerste uit. Zorg voor afspraken over alternatieven.
  • Ga bij het boeken van flexibele tickets altijd na of de meerkosten daarvan in verhouding staan tot de alternatieven. Soms is het goedkoper een ticket te laten vervallen en een nieuw ticket te boeken, dan meteen bij aanvang een flexibel ticket te kopen.
  • Boeken via een reisbureau heeft als voordeel dat je tickets soms voor enkele dagen in optie kunt zetten. Dit scheelt annuleringskosten als de reis onverhoopt toch niet doorgaat.
  • Zorg dat je reisbureau op de hoogte is van je reisbeleid en de authorisatieprotocollen.
  • Verblijven je mensen in een buitengebied, vraag dan aan je relaties ter plekke naar aanbevelingen voor het regelen van overnachtingen en vervoer.
  • Zorg dat je mensen in hun handbagage de meest essentiële verzorgingsproducten bij zich hebben, en bijvoorbeeld een schoon shirt.
  • Houd op kantoor een kleine voorraad verzorgingsproducten en shirts aan voor reizigers die onverhoopt zonder bagage terugkeren en meteen een belangrijke meeting in moeten.
  • Zorg dat mensen meerdere creditcards op zak hebben. Werkt VISA niet, dan doet American Express het waarschijnlijk wel en andersom.
  • Frequente reizigers kunnen een tweede paspoort aanvragen. Handig als er regelmatig visa-aanvragen worden gedaan en er tussentijds toch gereisd moet worden.
  • Bekijk het gewenste reisschema iets ruimer. Een uur eerder of later vertrekken kan soms een flinke besparing op de kosten opleveren.
  • Houd rekening met transfertijden op luchthavens. Sommige luchthavens zijn zo groot dat het drie kwartier kan duren om van de ene gate naar de andere te komen.
  • Bewaak de geldigheid van paspoorten en visa van medewerkers die veel reizen.
  • Boek zo vroeg mogelijk, dit levert vaak een aantrekkelijk prijsvoordeel op, zelfs in de business class.
  • Bespaar je reizigers tijd door voor hen de online incheck te verzorgen.
  • Zorg dat je een overzicht hebt van de creditcardgegevens van je medewerkers. Autoverhuurmaatschappijen accepteren bijvoorbeeld vaak alleen de persoonlijke creditcard bij het afhalen van de huurauto.
  • Verblijven je reizigers vaak langere tijd in het Europese buitenland, onderzoek dan de mogelijkheden voor het terugvragen van de daar afgedragen btw.

Ook interessant

Reisapplicaties: je manager kan niet zonder
Hoe raakt mijn bagage niet kwijt?
Laptop mee op zakenreis
Boek: Zakenreizen… regel je zo!
Training: Personal Assistant

Reageer op dit artikel