checklist

Draaiboek uitvoering evenement

Plannen en organiseren

Stappen na het maken van je draaiboek:

  • Check door betrokkenen
    Stuur het draaiboek als het klaar is door naar alle betrokken personen of partijen. Vraag hen er zorgvuldig naar te kijken en eventuele onduidelijkheden of aanvullingen aan je door te geven. Zo komen eventuele fouten in de planning of misverstanden ten aanzien van verwachtingen tijdig boven water, zodat je er nog op kunt inspelen.
  • Controleren
    Spreek het draaiboek door met de betrokkenen en voer waar nodig controles uit. Zo komen zwakke punten tijdig aan het licht, voelt iedereen zich betrokken en weet men ook af van de verantwoordelijkheden van de ander.
  • Updates
    Hoe goed je alle onderdelen ook hebt afgestemd, toch zullen er tijdens de laatste dagen voor het evenement nog een aantal (kleine) wijzigingen en aanvullingen zijn op het draaiboek. Voorzie herziene versies duidelijk van nummers of datum, of print ze op een andere kleur papier, zodat er geen misverstand kan ontstaan over welke de laatste versie is.

Tips:

  • Plattegrond
    Als er veel ingericht moet worden, kan het handig zijn om een plattegrond aan het draaiboek toe te voegen, zodat meteen voor iedereen duidelijk is wat waar geplaatst dient te worden.
  • Telefoonnummers
    Neem in het draaiboek ook de telefoonnummers op van:

– alle in- en externe organisatoren en contactperonen
– leveranciers, entertainment, sprekers
– locatie(s), met het adres erbij en eventueel de routebeschrijving
– de diensten openbaar vervoer, taxicentrale en eventueel het vliegveld
– politie en brandweer
– EHBO, arts en ziekenhuis
– andere services die ineens nodig kunnen zijn, zoals een evenementenverhuurbedrijf of leverancier van audiovisuele apparatuur in de buurt.

Overzicht soorten evenementen
Checklist evenementen organiseren
Tijdschema programma-onderdelen van een evenement
Boek: Evenementen Support
Training: Tips en trends voor een succesvol evenement

Reageer op dit artikel