checklist

Jouw toekomst als secretaresse

Plannen en organiseren

Ook jouw bedrijf ontkomt niet aan alle veranderingen die organisaties op dit moment doormaken. Jouw manier van werken zal daardoor ook mee moeten veranderen.

Een schets van de toekomst van het secretariaat:

De nieuwe manager
Een manager is iemand die leiding geeft vanuit een overall-visie. De invulling van die visie laat hij in deze tijden over aan de lijn. Dit is anders dan een aantal jaren geleden, toen de manager zich tot het niveau van de werkvloer bezighield met allerlei details.

Globalisering en outsourcing
Organisaties doen in toenemende mate zaken in het buitenland. Grenzen vervagen, waardoor het ook mogelijk wordt om werkzaamheden uit te laten voeren door medewerkers in andere landen of om samenwerkingsverbanden aan te gaan met organisaties elders in de wereld. Om dan de kwaliteit van producten te kunnen garanderen is standaardisatie een vereiste.

Toename mobiliteit
De gemiddelde duur van vooral fulltime-dienstverbanden neemt af. Hierdoor komt het veel vaker dan vroeger voor dat er een nieuwe collega moet worden ingewerkt.

Andere invulling
Deden secretaresses ‘in vroeger tijden’ vooral uitvoerend werk, steeds meer zal van jou verlangd worden dat je ondersteunend, adviserend, organiserend en soms zelfs leidinggevend te werk gaat.

Secretariële service centers
Omdat continuïteit in de dienstverlening door secretariaten gegarandeerd moet blijven, gaan organisaties er steeds meer toe over om secretariële service centers (SSS) in te stellen.

  • Hiermee kunnen een aantal voordelen worden gecombineerd:
  • Indien secretaresses minder dan de volledige werkweek werken, kan zo toch de voortgang van de dienstverlening worden gegarandeerd (van ‘nine to five’ naar 24/7).
  • Meerdere secretaresses als een team laten samenwerken, ieder met hun eigen deskundigheid en ervaring, levert een bijdrage aan de verdere professionalisering van het secretariaat. 1 plus 1 = 3.
  • Het vergroot de flexibiliteit voor zowel de organisatie als geheel als de in het team samenwerkende secretaresses. Minder dan 40 uur werken behoort hiermee ineens wel tot de mogelijkheden.
  • Bovendien vermindert de samenwerking de afhankelijkheid van één persoon en draagt het bij aan een betere uitwisselbaarheid van functionarissen.

Ontwikkelingen richting een centraal secretariaat
Het Nieuwe Werken: verschillen met het Oude Werken
Werkoverdracht voor vakantie
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Het nieuwe werken; júist op het secretariaat

Reageer op dit artikel