checklist

Zo geef je structuur aan een project

Plannen en organiseren

Als projectassistent kun je een grote rol spelen door het project te structureren en beheersbaar te houden. Maar… alleen digitale hulpmiddelen zijn niet voldoende. Ook kennis van methodieken om die juiste informatie te verzamelen helpen je om structuur te houden. Een overzicht.

Zo geef je structuur aan een project

Digitale tools

Digitale tools zijn hulpmiddelen bij het uitvoeren van een project. Er is een groot aanbod van tools, mogelijk heeft de projectleider waar je mee werkt zelf ook een aantal favoriete tools. Neem je tijd om alle opties te verkennen. Een tool is pas een tool als iedereen er de toegevoegde waarde van ziet en ermee werkt. Het beschrijven van alle beschikbare tools is een boek op zich. Een aantal van de meest gebruikte:

1. Actielijst: Google keep, Trello, Stormboard, Wunderlist.

2. Documentenbeheer: Dropbox, Google drive, gedeelde schijven binnen het netwerk en SharePoint.

3. Communicatie: Slack, Yammer, Embrace, WhatsApp.

4. Planning: Asana, Instagannt, Excel en Microsoft Project (deze laatste tool wordt veel gebruikt).

Het bijhouden van acties

Aan het eind van het elk gesprek of vergadering is het zaak de acties duidelijk af te spreken en zorg te dragen voor opvolging van de acties. Als project assistent kun je dit mooi naar je toe trekken door de acties goed te noteren in tijd, wie er verantwoordelijk is, wat er moet gebeuren en wanneer het klaar moet zijn. Nu is het zaak dit met elkaar te delen. Een van de eerder genoemde tools biedt je de mogelijkheid om gezamenlijk de acties te delen, te adresseren en aan tijd te koppelen. Het biedt de mogelijkheid om meerdere projecten bij te houden. Per project kun je hieraan projectteamleden koppelen.

> Lees ook: Projectplan schrijven voor de projectassistent

 

Levendige communicatie

Naast digitaal contact is face-to-face contact belangrijk om het teamgevoel te versterken. Het project loopt risico als er teveel op de digitale tools wordt vertrouwd. Projectuitvoering en -aansturing blijft mensenwerk en daarmee is persoonlijk contact cruciaal. Voor de projectassistent, als spin in het web, is dat persoonlijke een essentiële factor binnen het project.

 

Old school project tools

Verder is het belangrijk de evergreens van project management niet uit het oog te verliezen; de informatiematrix, het krachtenveldanalyse, de risico- en knelpuntenanalyse.

1. Informatie matrix

Wie moet welke informatie hebben? Ook nodig voor de archivering. Uitgezet in tijd en in fasen.

2. Projectomgeving/krachtenveldanalyse

Breng in kaart alle mensen die bij het project betrokken zijn en of de relaties ‘goed’ of ‘niet zo goed’ zijn. Een plaatje om door te nemen in de groep, wie heeft welk belang bij de uitkomst van het project en zijn er tegengestelde belangen?

3. Risico’s; beheersing van de knelpunten

Help de projectleider door alle risico’s in kaart te brengen, de kans op een bepaald risico en de mogelijke maatregelen te bedenken.

4. Knelpuntenanalyse

Een bespreekformulier als het even niet lekker loopt en de knelpunten groter worden dan de voortgang. Wat is het knelpunt, wat is de oorzaak en wat is de oplossing?

Tip: Tijdens de workshop Projectassistentie van Jakob Zwinderman op de Workshopdagen van Management Support leer je alles over de de taken en rollen van een projectassistent. Bekijk hier meer informatie. 

Reageer op dit artikel