checklist

Agendabeheer: 22 tips voor meer zuurstof in je agenda

Plannen en organiseren

Snakt jouw agenda ook naar ruimte en zuurstof? En zijn jouw dagen te vol en gestrest? Dan is het tijd voor een andere aanpak. Met deze adviezen haal je je agenda uit de reanimatiekamer en geef je jezelf meer ademruimte en rust in je hoofd.

Agendabeheer: 22 tips voor meer zuurstof in je agenda

1) Werk met één agenda voor je werk- en privéafspraken, dan ben je het meest efficiënt. Je hebt overzicht en je vermijdt overlap.

2) Noteer afspraken en to do’s altijd meteen in je agenda en vermeld er ook alle nodige informatie bij. Stel het invullen van je agenda niet uit.

3) Noteer voor langere periode alle terugkerende afspraken: feestdagen, vaste wekelijkse vergaderingen, activiteiten van de kinderen, je routinetaken, je vakantie… Die zul je dan zeker niet over het hoofd zien.

4) Noteer niet alleen afspraken met anderen, maar ook die met jezelf. Onthoud dat een afspraak met jezelf even belangrijk is als een afspraak met een klant, met een collega of met je baas.

5) Leg de ‘grote keien’ eerst in je agenda, dat zijn die dingen die je energie geven zoals vakantie of tijd voor jezelf en je gezin. Daar bouw je dan de ‘kleine keien’, alle andere afspraken en to do’s, omheen. Ga je andersom te werk, dan ligt je agenda vol met kleine keien en zul je nooit tijd vinden om je batterijen op te laden.

6) Wees kritisch wat er in je agenda terechtkomt. Zeg niet te snel ‘ja’ op een verzoek en denk twee keer na voor je een afspraak noteert.

7) Plan je taken en werkzaamheden niet al te strak in.

8) Plan niet meer dan zes (bij voorkeur zelfs minder) van de acht uur vol.

9) Houd elke dag een half uur vrij om onverwachte taken te verwerken of achterstand in te halen.

10) Houd rekening met reistijd, noteer die bijvoorbeeld als begintijd van je afspraak.

11) Plan minstens een kwartier tussen vergaderingen of afspraken. Geef je brein de kans om te archiveren en zich klaar te maken voor een volgende opdracht.

12) Plan één vergadervrije dag in de week.

13) Houd elke week twee dagdelen vrij die je zelf kunt invullen. Geen nood: je zult heus niet zitten duimendraaien, want er is werk genoeg.

14) Plan één keer per week een moment voor vervelende-klussen – ook die moeten gedaan worden. Plan het bijvoorbeeld op vrijdagnamiddag. Je kunt dan opgelucht aan het weekend beginnen!

15) Focus minstens één keer per dag en reserveer daarvoor een tijdblok waarin je aan één stuk kunt doorwerken. Schakel op die momenten ook je smartphone uit.

16) Afspraak verplaatsen? Plan die meteen opnieuw in. Anders vergeet je afspraken of gaan ze verloren.

17) Heb je een papieren agenda? Vul die dan met potlood in. Je afspraken kun je zo makkelijk weggommen en verplaatsen, zonder een rommeltje van je agenda te maken.

18) Check je agenda geregeld: op het eind van je werkdag voor de volgende dag, vrijdag voor de week erop, zondag eventueel voor maandag.

19) Doe aan energiemanagement in plaats van timemanagement. Plan belangrijke taken op momenten waarop je energiepeil het hoogst is.

20) Probeer zo te plannen dat je een hele dag of enkele dagen per week in dezelfde context kunt werken – switchen tussen projecten en cliënten is niet productief.

21) Leg in je agenda niet alleen een beginpunt, maar ook een eindtijd voor je taken vast. Zet op alles een deadline – je kunt nu eenmaal niet eeuwig doorgaan.

22) Maak ruimte in je agenda voor pauzes: nietsdoen is ook nuttig en een must!

AuteurSara Van Wesenbeeck is life & business coach, professional organizer, mediator, spreker en een veelgevraagd expert in de media. Ze is onder meer auteur van het boek ‘Rust in je huis en je hoofd’, dat sinds 1 juni 2017 te koop is, en van ‘Het handboek voor de spitsuurvrouw’. Met haar bedrijf Barking Dogs zet ze drukbezette professionals, ondernemers en spitsuurvrouwen in de juiste versnelling voor effectiever, prettiger en succesvol leven en werken.

Lees ook: 9 gouden tips voor agendabeheer

Wil je nog meer tips?

Tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 kun je de workshop Agendabeheer in Outlook volgen. Of kijk eens bij de training Optimaal agendabeheer in Outlook.

Reageer op dit artikel