nieuws

Succesfactoren van toporganisatoren

Plannen en organiseren

Met een goed evenement kun je verrassen, activeren, verbinden en inspireren. Hoe zorg je ervoor dat genodigden uitzien naar je evenement en er nog lang over napraten? Erik Peekel, schrijver van het boek Het evenement dat niemand wil missen, geeft drie tips met voorbeelden van toporganisatoren.

Succesfactoren van toporganisatoren

Tip 1: Zorg voor een perfecte ontvangst

Maarten van Druten (Synpact) is organisator van de Week van de Ondernemer. “Onze gasten moeten zich welkom voelen op ons evenement. Dat begint al bij de parkeerwachters: zij zijn het eerste contactmoment. We zetten veel hostesses in, zodat iedereen direct wordt geholpen. Al onze mensen zijn herkenbaar aan een grote oranje bloem en iedereen die meewerkt aan onze evenementen moet van alles op de hoogte zijn, want ze moeten de gasten direct de juiste informatie kunnen verstrekken. Daarom organiseren we vooraf een kick-off. Zo voelt iedereen zich betrokken bij het evenement.”

Rollen

Ook wanneer je een kleinschalig evenement organiseert, besteed je aandacht aan het ontvangstmoment. Wie ontfermt zich over de gasten? Maak vooraf duidelijk aan iedereen wat zijn rol is. Zorg er bovendien voor dat iedereen van de organisatie herkenbaar is. Zo zorg je voor een perfecte ontvangst.

Tip 2: Wees warm en persoonlijk

Boris Veldhuijzen van Zanten organiseert jaarlijks The Next Web. “Veel zakelijke evenementen zijn erg onpersoonlijk, dat lijkt me nergens voor nodig. Op elk vlak willen wij een warme en persoonlijke sfeer creëren. Tijdens het evenement loop ik steeds rond en ga ik met zoveel mogelijk bezoekers in gesprek. Bij ons eerste congres hadden we geen geld om een sprekersdiner te organiseren. De avond voor het evenement hebben we de sprekers bij ons thuis uitgenodigd. Mijn medeorganisator en ik stonden zelf in de keuken en na het eten hielpen een paar sprekers met de afwas. Daar hebben we nu een gewoonte van gemaakt.’

Uitnodiging

Bedenk voor je eigen bijeenkomst hoe je de formaliteit zo snel mogelijk doorbreekt. Dat begint al bij het uitnodigingstraject. Als je klanten uitnodigt, laat ze dan opbellen door hun vertrouwde contactpersoon. Dat is persoonlijker dan een uitnodiging per e-mail. Het kost weliswaar meer tijd om te bellen, maar de kans dat ze komen is meteen een stuk groter. Het telefoontje ondersteun je met een uitnodiging per mail. Die mail verstuurt de contactpersoon direct na het telefoongesprek. Zet in de aanhef alleen de voornaam van de genodigde en tutoyeer, tenzij dat ongepast is in jouw branche.

Tip 3: Kies een pakkende titel

Hans Janssen (DenkProducties) organiseert spraakmakende seminars als MBA in één dag. Om bezoekers te werven voor zijn programma’s steekt Hans veel tijd in het bedenken van een pakkende titel. “Ik zie nog zoveel congressen die gebaseerd zijn op ‘tools’, bijvoorbeeld ‘CRM in de praktijk’, ‘Werken met het Enneagram’, ‘Socratisch coachen’. Jakkes! Die titels zijn gericht op het middel en niet op het doel. Kies als titel het effect dat je bereikt. Wat kun je na deze dag? Wat leer je? Ik organiseerde ooit een seminar over Metaprogramming, een tool waarmee je uit taalpatronen en non-verbale signalen kunt achterhalen wat iemands denkstijl is. Dat werd geen seminar getiteld ‘Metaprogramming’ (snapt niemand) maar ‘Mensen lezen’ (snapt iedereen).”

Programma

Verplaats je in de genodigden. Wie wil je echt op je evenement verwelkomen? Het is de uitdaging om een programma samen te stellen waar zij graag naartoe komen. Stel de genodigde dus centraal in het programma dat je organiseert. De juiste titel maakt direct duidelijk waarom men het evenement niet zal willen missen. Een goede titel zorgt ervoor dat je verder weinig hoeft uit te leggen.

Tip 4: Het gaat om de details

Ondernemer Aad Ouborg organiseert rond zijn producten (onder andere Princess Sportsgear en Princess Hotels) evenementen die veel publiciteit genereren. Aad: “Het gaat om de details, je moet vooraf aan alles gedacht hebben. Ik loop mijn plannen wel honderd keer na om te kijken of ik nog iets kan verbeteren. Alleen als je overal aan hebt gedacht, kun je van het moment genieten. Om een goede gastheer te kunnen zijn, verdeel ik bovendien de taken. De meeste plannen bedenk ik zelf, dan werk ik het verder uit met een paar collega’s. Dagelijks bespreken we de voortgang en we schaven aan de plannen. Kort voor het evenement betrekken we er meer mensen bij, voor het complete team moet dan duidelijk zijn wat hun rol is tijdens het evenement.”

Netwerken

Ouborg: “Op mijn evenementen kan iedereen goed met elkaar netwerken. Ik breng partijen bij elkaar die wat aan elkaar hebben. Ik wil het mijn gasten makkelijk maken om te netwerken. Daarom wil ik nooit te lang aan tafel; het is bij ons altijd voorgerecht, hoofdgerecht en dan koffie. Het voorgerecht is vaak staand en de koffie serveren we meestal in een andere zaal. Mijn evenementen mogen niet langer duren dan vier uur, op die manier kun je de energie hoog houden.”

Tip 5: vergroot je bereik

Barbara Noordermeer is eindredacteur en plaatsvervangend chef redactie bij nieuwszender BNR. “Als jij ervoor zorgt dat je evenement nieuwswaardig is, bestaat de kans dat wij er aandacht aan besteden. Wij zijn een landelijke zender, dus het moet wel een nationale uitstraling hebben. Stel: je bent de Kamer van Koophandel in Arnhem en je hebt een onderzoek gedaan onder lokale ondernemers, dan is dat relevant voor RTV Gelderland of voor de plaatselijke krant. Zo’n regionaal onderzoek is echter niet direct interessant voor het publiek in Friesland of in Zeeland.”

Vakpers

Als je vooraf bedenkt hoe je je evenement nieuwswaardig maakt, dan wordt het makkelijker om persaandacht te scoren. Het is niet gemakkelijk om de nationale nieuwsmedia te halen, maar in de vakpers is jouw evenement al snel wereldnieuws. Leg contact met journalisten en lever een kant-enklaar bericht aan. Maak in de eerste regels direct duidelijk wat de nieuwswaarde van jouw evenement is. Voorkom dat je persbericht een reclameverhaal is, want journalisten zijn daar allergisch voor. Voeg in het persbericht je contactgegevens toe, mét 06-nummer, want redacties werken ook buiten kantooruren.

Auteur

Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! the Actor Factory BV. Van zijn hand verscheen het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen’. De praktische tips in het boek helpen je om jouw evenement tot een groot succes te maken. Bovendien lees je interviews met organisatoren van evenementen als de Week van de Ondernemer, MBA in één dag en het International Filmfestival Rotterdam. Meer organisatietips vind je op www.hetevenementdatniemandwilmissen.nl

[update artikel september 2018]

Trainingen

Wil je meer leren over het succesvol organiseren van evenementen? Schrijf je dan in voor de trainingen Evenementen organiseren of Creatief eventmanagement van Lenny Kaarsgaren.

Reageer op dit artikel