nieuws

Werken voor een expat: 3 personal assistants vertellen

Plannen en organiseren

Ze delen dezelfde passie: het ondersteunen van werknemers uit het buitenland. Drie personal assistants vertellen hoe het is om voor een expat te werken.

Werken voor een expat: 3 personal assistants vertellen

Gwen Coomans werkt als freelance personal assistant. Ze ondersteunt regelmatig expats op kantoor, onder andere voor het bureau PA Online. “In principe voer ik voor Nederlandse managers dezelfde werkzaamheden uit als voor expats. Elke manager kan mij bijvoorbeeld vragen om privézaken te regelen, zoals het ophalen van de kinderen van school. Maar bij een expat komen dit soort verzoeken vaker voor. Incidenteel haal ik de kinderen zelf op. Soms blijkt het een structureel probleem te zijn, en dan zorg ik dat het geregeld wordt. Ik schakel bijvoorbeeld naschoolse opvang of een gastouder in.”

GwenCoomans

Gwen Coomans

Ze krijgt van expats wel eens het verzoek om Nederlandse post te vertalen, bijvoorbeeld van de energiemaatschappij. Ook dit doet ze incidenteel. Ze schakelt een gespecialiseerd bureau in als er meer verzoeken komen op het gebied van belastingaangifte, werkvergunningen en huisvesting. “Zij zijn expert op dat gebied”, vertelt ze. “Veel expats worden al door zo’n bureau ondersteund.”

 

Vergunningen

Lenny van de Zande werkt als expat consultant voor zo’n gespecialiseerd bureau, namelijk P & D Care in Tilburg. “Wij worden ingehuurd door de werkgever”, legt ze uit. “Dus de werkgever bepaalt welke werkzaamheden wij uitvoeren. Soms begeleiden we de expat alleen bij het zoeken naar een woning, en eventueel het regelen van de formaliteiten, zoals een werkvergunning, een Nederlandse bankrekening en de verzekeringen. In andere gevallen verzorgen we ook de lokale ondersteuning. We laten zien waar de voorzieningen zijn, zoals de kerk, de supermarkt en de huisarts. En we gaan mee met hun eerste bezoek aan de huisarts, als de expat dat wenst. Zo maken we hen wegwijs in de Nederlandse maatschappij. ”

Expert worden en kunnen samenwerken met verschillende persoonstypes? In de vijfdaagse training Personal assistant vergroot je je zelfinzicht en leer je je managers optimaal te ondersteunen.

Privézaken

Colette Reijnierse begeleidt expats in hun privéleven. “Ik merkte zo’n vier jaar geleden dat expats privé vaak vastlopen. In Amsterdam en omstreken wonen zo’n 100.000 expats, dus dat is een enorme markt. Daar ben ik me in gaan specialiseren.” Colette verzorgt allerlei zaken, zoals het schoonhouden van de woning en het bijhouden van de tuin. Voor expats die op reis zijn, opent ze de post en stuurt foto’s van de brieven per WhatsApp toe. En ze vertegenwoordigt hen bij vergaderingen van de VVE. “Expats hebben vaak geen sociaal netwerk in Nederland”, zegt Colette. “Ik ben de enige die ze kunnen bellen, bijvoorbeeld om medicijnen te halen als ze ziek zijn. Of ik zet de container buiten als ze dat zelf vergeten zijn.”

Colette Reijnierse

Colette Reijnierse

De klanten van Colette kunnen haar 7 dagen in de week, 24 uur per dag bellen. “Ik maak daar in het eerste contact altijd goede afspraken over. Ik vertel dat ik in noodsituaties altijd meteen voor hen klaarsta. De keerzijde is dat ik een afspraak altijd moet kunnen verzetten, omdat een andere klant mijn hulp met spoed nodig heeft. Klanten hebben daar begrip voor, omdat ze weten dat ik ook voor hen klaarsta, als dat nodig is.”
Colette wordt ook gevraagd voor luchtige opdrachten, zoals een dagje samen kleding kopen. Of ze merkt wel eens dat klanten haar aan de praat houden. “In het begin werd ik daar ongedurig van”, vertelt ze. “Ik had het gevoel dat ik te weinig deed, en ik vroeg me af of ik die uren wel in rekening kon brengen. Mijn klanten hebben me daarin gerust gesteld. Ze zijn blij dat ik er ben. En ze willen ook graag betalen voor een goed gesprek.”

Ongemakkelijke situaties

Expats hebben andere gewoontes dan Nederlanders. Alle drie hebben ze daarmee te maken. “Die verschillen zijn al merkbaar bij expats uit Europese landen”, vertelt Gwen. “Een Engelsman kan  zeggen ‘looks fine’. In werkelijkheid betekent dit dat hij niet écht tevreden is. Hij vindt het resultaat matig. Een Amerikaan vindt alles fantastisch. Dus dat moet je soms juist met een korreltje zout nemen.” Gwen heeft ook expats ondersteund uit Arabische landen. Zij hebben de gewoonte om vrouwen geen hand te geven. “Ik vind dat geen probleem, want ik weet dat ze dat uit respect doen, maar in de zakelijke omgang probeer ik hen voor ongemakkelijke situaties te behoeden. Een bedrijf kan bijvoorbeeld bezoek krijgen van koningin Maxima. Ik ben zelf niet in de positie om de expat te vertellen wat hij moet doen. Maar ik kan een vertrouweling van de expat er wel op wijzen dat het beter is als iederéén de koningin een hand geeft. Hij kan dit de expat influisteren.”

Vertrouwensband

Lenny van de Zande

Lenny van de Zande

Ook Lenny heeft regelmatig te maken met andere gebruiken. “Mensen uit het buitenland beseffen meestal niet dat energie in Nederland duur is. Ze hebben de neiging om de verwarming dag en nacht op 23 graden Celsius te zetten. Ze zetten een raam open als het te warm wordt. Wij wijzen hen erop dat dit in Nederland niet handig is.”
Colette vertelt dat ze als Nederlandse soms iets te veel een hands-on-mentaliteit heeft. “Dat is een Nederlandse eigenschap waar buitenlanders van kunnen schrikken, vooral omdat ik me in hun privédomein begeef. Bij een eerste contact zie ik allerlei zaken waarmee ik een expat kan ondersteunen, maar ik heb geleerd om eerst de kat uit de boom te kijken. Er ontstaat vanzelf een vertrouwensband. De klant ervaart dat hij meer aan mij kan overlaten, en dat ik de zaken op zijn manier regel. Op een gegeven moment krijg ik carte blanche. Het doet me goed als ik dat weet te bereiken.”

Werken voor een expat

Gwen vertelt, tot slot, dat het vooral erg leuk is om voor expats te werken. “Expats zijn vaak specialisten. Ze komen hier om hard te werken, en te scoren. Daar worden ze op afgerekend. Dus het is booming business. Op een afdeling met meerdere expats, voel je de energie. Het is geweldig om op zo’n afdeling te mogen werken.”

Verdieping

Ook expert worden en kunnen samenwerken met verschillende persoonstypes? In de vijfdaagse training Personal assistant vergroot je je zelfinzicht en leer je je managers optimaal te ondersteunen.

Meer van deze artikelen lezen? Abonneer je op Management Support Magazine of op de gratis wekelijkse nieuwsbrief

 

 

 

Reageer op dit artikel