nieuws

De 7 eigenschappen van lean werken en leven

Plannen en organiseren

Doen wat ertoe doet, dat klinkt makkelijker dan het is. Denk jij weleens aan het einde van een dag wat heb ik nou eigenlijk gedaan? Met de 7 eigenschappen van Stephen Covey neem je zelf de regie en leer je de basis van effectief en lean (samen)werken.

De 7 eigenschappen van lean werken en leven
Marion Reijerink

Trainer Marion Reijerink van de nieuwe training Powerlean op het secretariaat vertelt over Covey en hoe de 7 eigenschappen samenhangen met lean.

De 7 eigenschappen van Covey

1 Wees proactief
2 Begin met het einde voor ogen
3 Belangrijke zaken eerst

Dit zijn de zogenaamde Overwinningen op jezelf.

4 Denk win-win
5 Eerst begrijpen, dan begrepen worden
6 Synergie

Dit zijn de zogenaamde Overwinningen met de omgeving.

7 Hou de zaag scherp

Hiermee bereik je vernieuwing.

Hoe hangen de eigenschappen van Covey samen met lean?

‘Bij lean werken vormen de eerste drie eigenschappen van Covey de basis. Je neemt daarmee de regie in handen. Als die basis niet stevig is, kan er van lean werken geen sprake zijn, want dan ben je vooral speelbal van de omstandigheden, je manager en collega’s. Ik zoom in op die eerste drie eigenschappen voor overwinningen op jezelf, en dat zijn de volgende:

Wees proactief

Dat is de belangrijkste stap: dat je beseft dat je zelf invloed kunt uitoefenen. Je bent geen stuurloos bootje dat dobbert op zee, je hebt zelf het roer in handen. Loop je ergens tegenaan in je werk, vraag je dan af: waar heb ik wél en waar heb ik géén invloed op? Dat laatste is natuurlijk makkelijk gezegd. En pak invloed waar je kan. En leer los te laten waar je geen invloed op hebt.

Begin met het einde voor ogen

Weet wat het einddoel is: voor jou, je team, de organisatie. Heb je dat niet, dan kun je ook niet doen wat ertoe doet, want dan weet je niet wat ertoe doet. Dat doel zit op veel niveaus. Bijvoorbeeld: wat verwacht je leidinggevende van je? Wat zijn de prioriteiten? Wat vraagt een ander precies van je? Durf dus ook door te vragen als dit niet duidelijk is. Haak niet af en ga bij onduidelijkheid ook zeker niet zomaar aan een klus beginnen. Wees hierin proactief en vraag door. (En wacht niet reactief af.)

Belangrijke zaken eerst

Doe wat je je voorgenomen hebt. Vaak verlies je namelijk tijd met urgente zaken, dingen die nú aandacht vragen en die je nú moet oppakken. Maar dat zijn vaak niet de belangrijkste. Als secretaresse kun je geleefd worden door taken die anderen bij je neerleggen. Plan dan ook de grote klussen die écht belangrijk zijn en nog niet urgent.’

Wat zou iedereen moeten weten van Covey of deze eigenschappen?

‘Neem de tijd om ze je eigen te maken. Je komt altijd weer uitdagingen tegen. Gun jezelf dat je mag oefenen. Je leert eigenlijk continu, elke dag. En er is geen eindstation. Maar zo lang je je ervan bewust bent, is het goed. Geleidelijk aan ga je steeds leaner werken en wordt het onderdeel van je DNA.

Je blijft wel altijd met moeilijke en veranderende omstandigheden te maken hebben. De kunst is om je te realiseren dat dat juist de uitdaging is. En blijf jezelf de vraag stellen: waar heb ik wél en waar heb ik géén invloed op. Hoe meer er iets van afhangt, hoe moeilijker dit zal zijn.’

Wat is het belangrijkste wat je wilt meegeven aan de deelnemers?

‘Het loslaten van perfectionisme is heel belangrijk: oefen en maak het je langzamerhand eigen. We zijn allemaal maar mensen in een uitdagend tijdperk met veel veranderingen. Besef dat er een hele wereld te winnen is. De eerste stap zet je op het moment dat jij het roer in eigen hand neemt en weet dat je zelf verantwoordelijk bent. Je hebt zelf ook een regiefunctie. De vraag is: durf je die te pakken of laat je alles over je heen komen?’

Meer over lean werken op het secretariaat

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat? 

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat. Trainers Marion Reijerink, Angela Wijers, Roos Woltering en Marianne Smits wisselen hun verhalen in deze Powerlean af.

Reageer op dit artikel