nieuws

Problemen in je projectteam? Zo los je ze op!

Plannen en organiseren

Problemen in je projectteam? Zo los je ze op!

Projecten kunnen voor jou als assistent een leuke uitdaging zijn, maar je kunt er ook een hele kluif aan hebben. Wat doe je als er problemen zijn in je projectteam? Jakob Zwinderman, expert in projectassistentie, beantwoordt vijf vragen over teamleden die afspraken niet nakomen, verschillende belangen en gewenste communicatie.

Hoe ga je om met teamleden die taken op jou proberen af te schuiven of afspraken niet nakomen?

“Het mooie van projectmatig werken is dat het een ‘systeem’-aanpak is. Projectmatig werken kent een methodische structuur met duidelijke verwachtingen en afspraken. Samen met de opdrachtgever, projectleider en projectteam maak je afspraken over de planning, het beheren van het project en hoe en wanneer beslissingen worden genomen. Dat doe je vooraf in een zogenaamde projectstart-up. Dit is een gezamenlijke sessie waar je alle afspraken op een rij zet en samenvat in een document. De documenten zijn: projectopdracht, projectplan met activiteitenoverzicht, voortgangsdocument en projectevaluatie.

In het uitzonderlijke geval dat een projectteamlid zich niet aan de afspraak houdt of het afschuift op de projectassistent is het zaak dit direct aan de projectleider te melden. De projectleider kan dit in een persoonlijk gesprek aan de orde stellen. Daarnaast kan het op de agenda worden gezet in een projectvergadering. Je voelt je verantwoordelijk, maar je bent niet de probleemeigenaar.”

Conflicten binnen projecten

Conflicten binnen projecten

Hoe manage je de verschillende belangen en verwachtingen van binnen én buiten het projectteam?

“Bij een project gaat 50 procent van de tijd zitten in het communiceren over de voortgang, de belangen en de verwachtingen. Bij de projectstart-up moet tijd ingeruimd worden voor het communicatieplan. In het projectplan zit een communicatievoorstel. De opdrachtgever en de projectleider zullen veel tijd moeten reserveren voor het op de hoogte houden van de organisatie over het project. Afhankelijk van de grootte van een project duurt een projectstart-up een aantal uur of een hele dag.”

Hoe krijg je doelstellingen scherp?

“Cruciaal zijn de doelen en de resultaten van het project. Waarom, wat en hoe gaan we het project aanpakken? Het eerste gesprek tussen de opdrachtgever en de projectleider is van groot belang. De eerste doelen en resultaten worden door een projectleider in een projectopdracht vertaald. Pas als die duidelijk is wordt het projectteam erbij gehaald en gezamenlijk, via een projectstart-up, en de concrete vertaling gemaakt naar een projectplan.”

Hoe houd je iedereen binnen en buiten het projectteam tevreden?

“Heb je ooit je kapper moeten motiveren? Als je een kapsalon in komt verwacht je een warm welkom, een kopje koffie en een goed kapsel. Waarom is dat soms zo anders in een organisatie? De individuele motivatie moet zitten in het uitdagende project, iets willen verbeteren met het project, de organisatie een stap verder brengen. Is dit niet voldoende motiverend, zoek iets anders. Het project is belangrijker dan eenieder tevreden houden in het projectteam.”

Hoe communiceer je over de voortgang en uitkomsten van het project naar de rest van de organisatie?

“Een projectplan hoort een communicatievoorstel en nog liever een apart communicatieplan te bevatten. In een matrix worden de belanghebbenden en de communicatievorm aangegeven. Het is goed om de wijze van communiceren en de frequentie overzichtelijk weer te geven. Per projectfase of bij een belangrijke mijlpaal wordt er naar buiten gecommuniceerd. Projectmatig werken kent veel denkwerk vooraf en vraagt erom veel van de afspraken vast te leggen in documenten, zodat de communicatie daarover steeds ook helder is.”

Wil jij je bekwamen in projectmanagement of projectassistentie?

Wil jij alles weten over projectmanagement? Of heb je meer handvatten nodig voor je functie als projectassistent? Kijk dan eens of onderstaande trainingen wat voor je zijn.

  • Training Projectmanagement: in deze driedaagse training leer je alles wat je moet weten over projectmanagement.
  • POWER Projectassistent: maak in 1 dag in 3 workshops kennis met de essentiële vaardigheden van de projectassistent. Zodra je de beginselen van projectmatig werken onder de knie hebt, heb je een basis waarmee jij de onmisbare schakel wordt tussen de projectleider, het projectteam en de projectomgeving.

In Het Projectassistentboek – Jouw rol en positie in projecten lees je alles over de rol van projectassistent.

Reageer op dit artikel