nieuws

Projectmanagement: de losse eindjes oplossen

Plannen en organiseren

Projectmanagement: de losse eindjes oplossen

Door projectmanagement op te pakken als nieuwe taak, verrijk je je functie en ben je van meerwaarde voor je organisatie. Secretaresse Sanne van der Zee vertelt hoe ze projectklussen klaart: ‘Je moet je projecttijd als zodanig markeren in je agenda.’

Naam: Sanne van der Zee
Functie: secretaresse
Organisatie: Stichting Arq (psychotrauma-expertgroep)

“Toen ik niet meer incidenteel maar structureel projecten ging ondersteunen, heb ik de driedaagse Management Support-training Projectmanagement gevolgd. Daar hoorde ik dat je alles wat je in het dagelijks leven doet ook als project kunt zien, dat was een eyeopener. Mijn werk behandel ik nu meer als losse projecten, zodat alles overzichtelijker wordt en ik beter prioriteiten kan stellen. Ik zorg voor de administratie en bewaak deadlines. Als er zich een probleem voordoet, ben ik daar niet eindverantwoordelijk voor. Maar omdat de projectmedewerkers al zoveel moeten aansturen, is het wel handig als ik mensen aan gemaakte afspraken hou. Het is belangrijk dat de rode draad van een project goed blijft doorlopen en dat je je niet laat blokkeren door dingen die fout gaan.”

“Mijn ervaring is dat er bijna altijd goede afspraken worden gemaakt. Er gaan meestal maar één of twee dingen verkeerd, die echt niet opgelost kunnen worden voor de deadline. Dat betekent dan blijven bellen, net zolang totdat het volgens afspraak geleverd wordt. Ik blijf heel lang vriendelijk, misschien wel te lang, maar ik heb meer last van mensen die vriendelijk tegen mij blijven en zeggen dat het geregeld wordt, wat dan toch niet op tijd gebeurt. Ook ga ik weleens bij mensen langs, om te praten over de afspraken of zelf iets op te halen. Zeker als je dicht bij een event zit, dan ben ik van de hands-on mentaliteit. Ergens op afstappen en niet alleen maar blijven bellen of mailen, helpt vaak wel.
We hebben een keer een probleem gehad met een samenwerkingspartner van ons virtual reality-pakket voor de behandeling van vliegangst. Er kwam daar een nieuwe manager, die zei: “Ik weet nergens van, ik kan geen documenten meer terugvinden van de gemaakte afspraken.” Het is opgelost door te zeggen: “Dan scheiden hier onze wegen.” We hebben het pakket op een andere manier compleet gekregen, omdat we niet wilden dat onze cliënten er iets van zouden merken. Nóg duidelijkere afspraken maken en alles dubbelchecken, dat hebben we ervan geleerd. Eens per kwartaal controleren we of de afspraken nog staan, of alle data correct zijn en welke prijzen er tegenover staan.”

“Van de andere cursisten hoorde ik dat ze lastiggevallen werden met projecttaken op het moment dat ze als secretaresse werkten en vice versa. Je moet je projecttijd als zodanig markeren in je agenda. Voor de duidelijkheid is het nog beter om verschillende werkplekken te hebben per functie, zodat je niet benaderd wordt voor projecttaken op het moment dat je als secretaresse werkt. Dat lijkt simpel, maar werkt goed. Verder heb ik veel gehad aan Het projectassistentboek.”

Reageer op dit artikel