nieuws

Wat is jouw ideale TPW?

Plannen en organiseren

Keer op keer blijkt dat je maar liefst 80 tot 90% van de supportwerkzaamheden flexibel kunt uitvoeren. Alle reden dus om eens te kijken naar de manier waarop jij je werk indeelt qua Tijd, Plaats en Werkorganisatie: TPW.

Wat is jouw ideale TPW?

Het overgrote deel van de taken van een managementassistent is allang niet meer gebonden aan een bepaalde tijd of locatie. In workshops met ondersteuners uit heel diverse organisaties blijkt keer op keer dat je maar liefst 80 tot 90% van de supportwerkzaamheden flexibel kunt uitvoeren. Alle reden dus om eens te kijken naar de manier waarop jij je werk indeelt qua Tijd, Plaats en Werkorganisatie (TPW).

TPW: Tijd, Plaats en Werkorganisatie

De TPW van veel secretariaten is nog altijd klassiek. Werk wordt uitgevoerd in grote blokken, bijvoorbeeld van 9 tot 5 (Tijd) op kantoor (Plaats) en een secretaresse ondersteunt een of meer vaste personen of teams (Werkorganisatie). Aangezien met huidige ICT-middelen werken en samenwerken op afstand geen probleem meer is, kun je als assistent of secretariaat ook op zoek gaan naar een modernere TPW.

Tijd en Plaats

De T van tijd kun je flexibeler invullen als je ook de P van plaats breder interpreteert dan alleen kantoor. Als je bijvoorbeeld af en toe vanuit huis werkt kun je kiezen voor kortere werkblokken en die spreiden over de dag of dagen van de week. Je hebt immers geen reistijd. Die blokken kun je laten aansluiten op de ondersteuningsbehoefte van de mensen die je support. Veel managers hebben een bomvolle agenda overdag en zouden idealiter aan de dagranden contact hebben met hun secretaresse.

Bovendien biedt het jou de mogelijkheid werk en privé flexibeler te combineren. Waarom niet een uurtje hardlopen tussendoor, boodschappen doen buiten de zaterdagdrukte of helpen bij een knutsel- of techniekles op de school van je kinderen? Natuurlijk kun je korte blokken heel goed combineren met lange blokken (al dan niet op kantoor). Een voorbeeld uit de praktijk: een secretaresse werkt 28 uur per week en is twee hele dagen en één halve dag op kantoor. De resterende 8 uur werkt ze vanuit huis en die uren verspreidt ze flexibel over de rest van de week.

Werkorganisatie

Naast Tijd en Plaats zijn er ook verschuivingen in de manier waarop ondersteunend werk wordt georganiseerd (de W van werkorganisatie). In de praktijk zijn er steeds meer organisaties waar ondersteuning in teams wordt belegd die samen verantwoordelijk zijn voor effectieve support. Soms als team van secretaresses (die nog steeds aan individuen zijn toegewezen), soms als secretariaatsteam (die gezamenlijke verantwoordelijk zijn voor het bedienen van een groep managers) en soms als pool (die een bepaalde dienstverlening levert aan bepaalde personen of teams).

Standaardisatie van werkzaamheden en werkwijze voor meer flexibiliteit

In welke vorm je ook werkt, secretariaatsteams zoeken vaak naar standaardisatie van werkzaamheden én werkwijze zodat je gemakkelijk taken van elkaar kunt overnemen. Dat biedt ook meer mogelijkheden om flexibel te werken. Een voorbeeld. Iedere dag is er één secretaresse verantwoordelijk voor alle locatiegebonden taken als gasten ontvangen en post afhandelen. Deze ‘kantoordienst’ rouleert onder alle teamleden. Daarnaast is er een gezamenlijke manier afgesproken over het registreren van afspraken in agenda’s. Zo kan ieder teamlid voor iedere manager een afspraak op een herkenbare manier inplannen.

Specialisatie: specifieke ondersteuning

Naast standaardisatie biedt het werken in teams ook mogelijkheden tot specialisatie. Naast standaard ondersteuningstaken kunnen teamleden ook specialistische ondersteuning bieden op een bepaald vlak – bijvoorbeeld het organiseren van kleine evenementen, het bieden van administratieve HR support of het opzetten en ondersteunen van projecten. Niet iedereen hoeft immers alles te kunnen als je in een team werkt. Specialisatie biedt in veel organisaties leuke nieuwe ontwikkelkansen op het secretariaat.

Natuurlijk zijn er nog legio andere mogelijkheden om jouw TPW vorm te geven. De eerste stap is om je huidige TPW los te laten en te zoeken naar mogelijkheden. Stel dat je helemaal blanco zou starten vandaag, hoe zou jouw ideale TPW er dan uitzien?

Auteur

Susan Smulders van Moneypennygeeft voor Management Support onder meer de nieuwe training Powerflex assistant, waarin de ideale TPW ook aan bod komt.

Aan de slag

Wil je aan de slag met de balans tussen werk en privé? Karen Visser geeft tijdens de Workshopdagen de workshop Een betere balans. En ze geeft de eendaagse training Tijd-, taak- en energiemanagement, over het beheersen van je workload.

Reageer op dit artikel