nieuws

Drie remedies tegen het Meeting Recovery Syndrome (stress ná het vergaderen)

Plannen en organiseren

Drie remedies tegen het Meeting Recovery Syndrome (stress ná het vergaderen)

Frustrerende vergaderingen kunnen ook na afloop nog stress veroorzaken. Hoogleraar Steven Rogelberg, die daarvoor de term Meeting Recovery Syndrome bedacht, heeft drie tips om dit te voorkomen.

Vergaderingen die laat beginnen, te lang duren en weinig bereiken dreunen nog lang na, zegt Steven Rogelberg. Hij is hoogleraar organisatiekunde, management en psychologie aan de Amerikaanse Universiteit van North Carolina. Hij doet wetenschappelijk onderzoek naar vergaderingen en concludeert dat slechte vergaderingen tot grote vermoeidheid van werknemers leiden.

Volgens Rogelberg kost het ons minstens 20 minuten om bij te komen van een vermoeiende, frustrerende vergadering. Hij noemt dit het Meeting Recovery Syndrome. Wat als je elke dag zo’n meeting moet voorbereiden of bijwonen? Hoe houd je dat vol? Rogelberg geeft drie vergaderboosts die ervoor zorgen dat je voortaan energiek uit een vergadering stapt.

1. Wijk niet af van de oorspronkelijke agenda

Een effectieve vergadering begint bij een duidelijke agenda met de juiste thema’s. Maar let op! Het gevaar schuilt dat er gaandeweg steeds meer onderwerpen op de agenda verschijnen. Punten die er eigenlijk niet op horen te staan. Check daarom altijd of de agenda van de meeting een goede weerspiegeling is van de belangrijkste zaken die je wilt bespreken.

2. Nodig alleen de juiste mensen uit

Een van de grootste valkuilen is om op de automatische piloot mensen uit te nodigen. Daardoor zie je in de wekelijkse meeting steeds weer dezelfde mensen. Hebben deze deelnemers allemaal een actieve rol, of zijn er ook toeschouwers bij? Nodig alleen mensen uit met de juiste expertise. Wil je niemand buitensluiten? Zorg dan dat je de notulen van de meeting binnen 24 uur stuurt naar iedereen die er wat mee zou kunnen.

3. Vergader in kleine groepjes

Net als de agenda heeft ook de groep waarmee je vergadert een zwaan-kleef-aan-effect. In de ruimte waar je normaal vergadert staat nu eenmaal die grote vergadertafel waar makkelijk twaalf personen omheen passen. De ideale groepsgrootte voor een vergadering is echter zes à zeven mensen. Zo komt iedereen aan het woord. Wil je in een groter team iets bespreken, dan is het beter om je op te delen in groepjes. Uit onderzoek blijkt dat mensen in een kleine groep beter samenwerken en denken. Het biedt iedereen meer geborgenheid en veiligheid dan opgaan in een veel grotere vergadergroep.

Gratis e-book over effectief vergaderen

Wil je meer tips over effectief vergaderen? Download dan het e-book Effectief vergaderen in 8 stappen.

Reageer op dit artikel