vraag & antwoord

Hoe stel je prioriteiten met het Eisenhower model?

Plannen en organiseren

Om als projectassistent de juiste keuzes te kunnen maken, is het belangrijk uit te gaan van je eigen prioriteiten. Met de hulp van het Eisenhower model bepaal je de mogelijke keuzeopties.

Hoe stel je prioriteiten met het Eisenhower model?

Eisenhower model

Wat is het verschil? Deze afwegingen zijn voor projectassistenten extra lastig omdat hier ook steeds rekening moet worden gehouden met voldoende tijd voor het projectwerk en het reguliere werk. Gebruik daarvoor het Eisenhower model.

Belangrijk en urgent = DOEN (prioriteit 1)

  • Crises/problemen
  • Deadlines
  • Geplande projectklussen

Belangrijk en niet-urgent = PLANNEN (prioriteit 2)

  • Al die activiteiten die met het bereiken van de hoofddoelen te maken hebben. Uitvoerend werk
  • Projectgerelateerd werk
  • Planning opstellen/bijhouden

Niet-belangrijk en urgent = SLIM DOEN (prioriteit 3)

  • Sommige vergaderingen
  • Mails
  • Telefoontjes
  • Collega’s die binnenlopen

Niet-belangrijk en niet-urgent = KORT OF NIET DOEN (prioriteit 4)

  • Chatten of appen
  • Praatje bij de koffiemachine over je geplande vakantie
  • Uitstelgedrag
  • (Archiveren… moet in 2!)

Tip: Meer leren over je eigen rol in projecten en de beste manier waarop je taken en verantwoordelijkheden kunt plannen? Schrijf je dan in voor de workshop Projectassistentie op het Management Support Event Smart Brains. Als je deelneemt aan een workshop is het congres gratis!

Wat is belangrijk?

Met belang wordt alleen aangegeven dat het belangrijk is voor jou. Dat wil zeggen dat het hoort bij je (project)werk, takenpakket, resultaatgebieden of verantwoordelijkheden. Voor alle duidelijkheid: wat belangrijk is voor jou, hoeft niet even belangrijk te zijn voor de ander. Het stellen van prioriteiten begint altijd bij het helder hebben van je eigen prioriteiten. De volgende stap is om het, zo nodig, af te stemmen met de prioriteiten van anderen.

Wat is urgent?

Urgentie heeft alleen met tijd te maken: als iets vreselijk urgent is, moet het direct gebeuren. Maar veel bij organisaties lijkt het alsof alles urgent is. Als je je als projectassistent door urgentie laat leiden wordt het per definitie een stressvol bestaan. Dat alles urgent is of lijkt komt vaak door slechte planning. Urgentie bij de ander zegt dus niets over het belang voor jou!

De uitdaging is om de verschillende inhoud van beide bovenstaande begrippen scherp op je netvlies te hebben. Wanneer dat is gebeurd kunnen beide begrippen op een balans worden gezet om prioriteiten te kunnen stellen.

Bron: Het projectassistentboek van Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman.

Reageer op dit artikel