checklist

De leidinggevende secretaresse

Persoonlijke ontwikkeling

In secretaresseland bestaan veel verschillende functies. En ook binnen die functies zijn er weer grote verschillen.

Hieronder een globaal overzicht van de taken en competenties van ‘de leidinggevende secretaresse’.

Doel van de functie
Eén of meer secretaresses aansturen, motiveren en (bege)leiden, (NB: werk verdelen aan één of meer secretaresses valt niet onder de definitie ‘leidinggeven’, dit is een coördinerende taak).

Verantwoordelijke taken

  • Toezien op de uitvoering van alle taken die de secretaresses verrichten die vallen onder de clusters post verwerken, corresponderen, agenda beheren, vergaderen, archiveren, administreren, communiceren en organiseren.
  • De aanwezige secretariële kwaliteiten initiëren en mobiliseren en ervoor zorgen dat deze kwaliteiten optimaal worden ingezet.
  • Secretariële procedures en richtlijnen opzetten en ervoor zorgen dat deze worden uitgevoerd.
  • Voor de aanname en eventueel ontslag van secretarieel personeel verantwoordelijk zijn, functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren en adviezen geven over scholing, persoonlijke ontwikkeling en werkinvulling.
  • Verstrekken van managementinformatie aan de leidinggevende.
  • Het zelfstandig verrichten van de secretariële werkzaamheden voor een afdeling, organisatie, één of meer personen.

Competenties

  • Aansturend vermogen.
  • Coördineert, plant, delegeert en controleert de werkzaamheden.
  • Begeleidt de medewerkers bij het bereiken van de resultaten.
  • Initieert en bevordert de totstandkoming van teamgeest en samenwerkingsbereidheid.
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
  • Communiceert effectief en bondig.
  • Gebruikt op een juiste wijze grammatica, vocabulaire en taal.
  • Weet op begrijpelijke en acceptabele wijze een boodschap over te brengen.
  • Integriteit.
  • Begrijpt het vertrouwelijke karakter van informatie en handelt daarnaar.
  • Gedraagt zich ook buiten de functie conform de normen en waarden van de organisatie.
  • Behandelt de omgeving met respect.

Verzwarende omstandigheden

  • Omgaan met en inspelen op piekbelastingen.
  • Met de wensen en eisen van de directe opdrachtgevers of leidinggevenden omgaan.
  • Met de verschillende werkstijlen en inzichten van de secretaresses omgaan.

Opleidings- en ervaringsniveau

  • Hbo-niveau.
  • Gerichte opleidingen en/of cursussen op het gebied van sociale vaardigheden en aansturen van mensen.

De secretaresse als manager
Gezond langer doorwerken
Functieprofielen secretaresse
Boek: Een functie met inhoud
Training: Secretaresse 3.0: JIJ! maakt het verschil

 

Reageer op dit artikel