checklist

De uitvoerende secretaresse

Persoonlijke ontwikkeling

Er zijn diverse secretaressefuncties te onderscheiden.

Naast ‘de leidinggevende secretaresse’ zijn er bijvoorbeeld ook ‘de adviserende secretaresse’, ‘de faciliterende secretaresse’ en ‘de uitvoerende secretaresse’.

De taken en competenties van de uitvoerende secretaresse:

Doel van de functie
Het in opdracht verrichten van secretariële werkzaamheden.

Verantwoordelijke taken

  • post verwerken
  • de (elektronische) post openen, inschrijven en verspreiden
  • de (elektronische) post afhandelen en zo nodig frankeren
  • corresponderen
  • brieven, memo’s, offertes, e-mails en faxen in de geldende huisstijl (in het Nederlands en zo nodig in één of meer vreemde talen) uitwerken en bewerken
  • (elektronisch) agendabeheer
  • afspraken maken en bewaken
  • geschikte data overleggen en afspraken organiseren
  • communiceren
  • telefoongesprekken aannemen, doorverbinden en zo nodig zelf afhandelen
  • in- en externe contacten onderhouden
  • vergaderen
  • diverse uitvoerende werkzaamheden bij het samenstellen en versturen van vergaderstukken
  • diverse werkzaamheden bij de vergadering zelf, zoals gemaakte afspraken afhandelen, opstellen van actielijsten e.d.
  • zelf deelnemen aan overleggen binnen de eigen functie (werkoverleg, secretariële bijeenkomsten)
  • archiveren
  • archiefstukken regulier opbergen en ordenen en (elektronische) archieven schonen
  • de verspreiding van knipsels, tijdschriften en andere relevante (vak)literatuur verzorgen
  • administreren
  • administratieve gegevens verzamelen, controleren en registreren (bijvoorbeeld ziekte- en verlofdagen, relatie- en/of adressenbestanden)
  • bijhouden van tijdschriften, kantoorartikelen, sleutels van het pand
  • werken met (technische) apparatuur
  • lichte storingen bij fax, printer en kopieermachines oplossen
  • met de meest voorkomende tekstverwerkings-, spreadsheet- en presentatieprogramma’s kunnen werken

Competenties

  • uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  • communiceert effectief en bondig
  • gebruikt op een juiste wijze grammatica, vocabulaire en taal
  • weet op begrijpelijke en acceptabele wijze een boodschap over te brengen
  • is ondersteunend
  • ondersteunt de leidinggevende en/of de medewerkers van de afdeling, reageert adequaat en zorgt voor een correctie afhandeling van de werkzaamheden
  • toont betrokkenheid, stelt zich flexibel op wanneer de omstandigheden dat vereisen en voelt zich verantwoordelijk voor afhandeling van de werkzaamheden
  • heeft geen problemen met het uitvoeren van opdrachten
  • integriteit
  • begrijpt het vertrouwelijke karakter van informatie en handelt daarnaar
  • gedraagt zich ook buiten de functie conform de normen en waarden van de organisatie
  • behandelt de omgeving met respect
  • accuratesse
  • is nauwgezet in de uitvoering van de werkzaamheden
  • signaleert en corrigeert afwijkingen; heeft oog voor detail, juistheid en volledigheid
  • blijft ook onder stressvolle omstandigheden geconcentreerd werken

Verzwarende omstandigheden
Eenzijdige houding en belasting van oog-, nek- en rugspieren bij het bedienen van kantoor- en telefoonapparatuur

Opleidings- en ervaringsniveau

  • mbo-niveau
  • gerichte opleidingen en/of cursussen die verband houden met het aandachtsgebied van de organisatie of afdeling (bijvoorbeeld medisch, juridisch, projecten, human resources)

 

De leidinggevende secretaresse

Test de zelfstandigheid van je functie

Functieomschrijving maken

Boek: Een functie met inhoud

Training: De secretaresse als gatekeeper

Reageer op dit artikel