artikel

Lean werken: ‘Op naar een toekomstbestendige organisatie zonder verspilling’

Professionele ontwikkeling

Lean werken: ‘Op naar een toekomstbestendige organisatie zonder verspilling’

De skills lean werken, zichtbaarheid en hospitality worden in de toekomst steeds belangrijker in het secretaressevak. Het team van managementassistenten van het Verbond van Verzekeraars vindt het belangrijk om aangehaakt te blijven bij deze ontwikkelingen en volgde daarom aan het begin van de zomer van 2019 de eendaagse incompanytraining Lean werken van Management Support.

Teammanager Marianne Vink van het Verbond van Verzekeraars vertelt over de voordelen van lean werken en een op maat gemaakte incompanytraining. “Er is continu meegedacht.” De ontwikkelingen in het vakgebied volgen elkaar in rap tempo op. Digitalisering is er één van, maar managementassistenten en secretaresses worden ook steeds breder inzetbaar en vraagstukken complexer.

Het Verbond van Verzekeraars brengt daarom jaarlijks de leer- en ontwikkelbehoefte van het team van secretaresses, en de individuen daarbinnen, in kaart om bij te blijven bij de actualiteit. “Voor dit jaar zetten we onder meer in op lean werken. Daarbij vinden wij het van belang om invloed uit te oefenen richting onze interne klanten met als doel het leaner werken te laten slagen”, vertelt Marianne Vink.

Lean zorgt voor constante kwaliteit

Leaner werken resulteert er volgens Marianne bijvoorbeeld in dat het secretariaat kan excelleren in de diensten die het verleent. Maar lean werken zorgt er ook voor dat ze deadlines halen, opdrachten voldoen aan de gestelde eisen en dat doorlooptijden van opdrachten worden verkort. “Belangrijk is dat fouten worden voorkomen en verspilling wordt tegengegaan.

Je wilt een constante kwaliteit, onafhankelijk van wie de opdracht uitvoert. Bovenal wil je dát doen wat werkelijk een toegevoegde waarde heeft voor jouw manager en alle andere interne klanten. Trainer Marianne Smits heeft in de incompanytraining ons hiervoor de juiste handreikingen gedaan en nieuwe skills aangeleerd”, verklaart Marianne Vink.

Op maat: meedenken met organisatie

De maatwerktraining Lean werken voor de zeventien secretaresses van het Verbond van Verzekeraars vond eind juni 2019 plaats. De secretaresses werden verdeeld over twee groepen. “Hoe wij bij de training terecht zijn gekomen? Nou, dat was heel toevallig. Een delegatie van ons team is september vorig jaar op werkbezoek geweest bij De Goudse.

Marianne Smits van Management Support heeft daar eerder een training gegeven, en bij De Goudse zeiden ze dat die training heel waardevol is gebleken. We hebben daarom contact gezocht met Marianne en zijn in gesprek gegaan over het samenstellen van een op-maat-training voor de secretaresses van het Verbond van Verzekeraars”, legt Vink uit.

Onze secretaresses zijn zich nu meer bewust van wat ze doen en hoe ze het zo kunnen doen dat het voor de interne klanten van toegevoegde waarde is

Zij kijkt positief terug op de samenwerking. “Het contact met Marianne Smits en met Pleuni Maassen, opleidingsadviseur van Management Support, verliep goed en constructief. Er is continu goed meegedacht.

En tijdens de trainingen heeft Marianne goede tips gegeven. Ze was deskundig, enthousiast en kon de aandacht van de groep goed vasthouden. Dat zien we echt weleens anders.”

Toegevoegde waarde wordt zichtbaar

Tijdens de training met als volledige werktitel ‘Maak van je secretariaat een must have en leaner werken’ lag de focus op hoe de secretaresses van het Verbond van Verzekeraars toegevoegde waarde kunnen bieden op een efficiënte wijze. In de basis blijkt dat eigenlijk best eenvoudig: je brengt alle door jou en het secretariaat uit te voeren taken terug tot de essentie, doordat je antwoord geeft op de vraag: wat doen we en wat is daarvan de bedoeling?

Is de bedoeling niet duidelijk aan te geven, is het uitvoeren van de werkzaamheden dan wel de moeite waard? “De medewerkers zijn zich nu na de training meer bewust van wat ze doen en hoe ze het zo kunnen doen dat het voor de interne klanten van toegevoegde waarde is. Ook zijn ze nu in staat om verspillingen op te sporen, te analyseren én te reduceren.”

Hoe bereik je een organisatie zonder verspilling?

Tijdens de eendaagse incompanytraining Lean werken van Management Support zijn er belangrijke skills meegegeven en handreikingen gedaan aan de secretaresses van het Verbond van Verzekeraars. Dit zijn onder meer:

  • Breng de processen op jouw secretariaat in kaart
  • Innoveer samen en stel kennis en ervaringen van iedereen centraal
  • Geef concrete voorbeelden, tips en suggesties aan elkaar die je direct kunt toepassen
  • Oefen het ‘zien’ van verspillingen

Leren van elkaar

Dat laatste gebeurt door bijvoorbeeld bij een opdracht beter in kaart te brengen en beter te begrijpen wat een opdracht nu precies inhoudt. “Wat we hebben geleerd is dat we in sommige gevallen meer en beter moeten doorvragen. En is er iets niet duidelijk of ontstaat er een probleem in de uitvoering van de opdracht, maak het bespreekbaar. Op de eigen afdeling, maar ook in het team van secretaresses.

Niet iedereen kan een ster zijn in Excel, maak gebruik van elkaars expertise.” Het is ook precies wat de incompanytrainingen van Management Support duidelijk maken, weet Vink. “Tijdens een incompany-opleiding leren deelnemers namelijk niet alleen van de trainer, maar ook van elkaar. Samen met de trainer komen ze tot de beste oplossingen en leren ze elkaar te versterken.”

Terugkommoment maakt alles concreet

Maar het blijft niet alleen bij die ene training, het secretariaat van het Verbond van Verzekeraars pakt meteen door. “Als secretariaat hebben we een terugkommoment gepland met het hele team om de grote verspillers verder in kaart te brengen en concreet verbeteringen door te voeren”, aldus Vink. Suggesties voor de verbetering die vanuit de training zijn aangedragen zijn onder meer auditen, optimaliseren en aanvullen c.q. volledig maken van de procesbeschrijvingen.

Lean werken op het secretariaat

Lean werken op het secretariaat

Vervolgens moet het team een Service Level Agreement opstellen, zodat zichtbaarder wordt wat het secretariaat allemaal doet. “Belangrijke randvoorwaarde om de verspilling terug te dringen, is dat de interne klanten de processen goed kennen en ook structureel toepassen.

Ook moet iedereen de afgesproken servicenormen respecteren en niet structureel afwijken van de gemaakte afspraken, waardoor de vraag om ondersteuning onnodig hoog blijft”, aldus Vink.

Toekomstbestendig secretariaat

Inmiddels is de werkgroep samengesteld, met een aantal secretaresses uit het team. Zij bereiden samen met de teammanager het terugkommoment voor het hele team in september voor. Vink: “Om ervoor te zorgen dat leaner werken geborgd blijft in de dagelijkse werkzaamheden, is het bovendien als een terugkerend agendapunt opgenomen in het reguliere werkoverleg van het team secretariaat.

Kortom, de incompanytraining heeft wat in beweging gezet. Verbond van Verzekeraars is op weg naar een toekomstbestendig secretariaat, waar de medewerkers zelf beter in staat zijn om problemen binnen processen op te sporen, te analyseren én te reduceren en zo de verspilling zichtbaar te elimineren.”

Ook een maatwerktraining volgen?

Lees over de De zeven voordelen van een incompanytraining of vraag meer informatie aan.

Reageer op dit artikel