blog

Effectief vergaderen: hoe pak je dat aan?

Vergaderen

Bepaal de deelnemers van de vergadering

Vaak worden voor terugkerende vergaderingen ook steeds dezelfde deelnemers uitgenodigd. Simpelweg omdat zij de vorige vergaderingen ook uitgenodigd waren. Maar zijn al deze deelnemers werkelijk nodig? Breng duidelijk in kaart welke deelnemers echt bij de vergadering moeten zijn. Een vergadering is minder effectief als er mensen aanwezig zijn die niet betrokken zijn bij de onderwerpen die op de agenda staan.

Verstuur de agenda minimaal 2 dagen vóór de vergadering
Het klinkt misschien logisch: een agenda voor de vergadering maken en versturen. Toch is het een taak die vaak tot het laatste moment wordt uitgesteld. Daardoor ontvangen de deelnemers van de vergadering de agenda pas net voor de vergadering of zelfs pas tijdens de vergadering. Hierdoor kunnen mensen zich niet goed voorbereiden en is de vergadering minder effectief. Zorg er daarom voor dat je tijdig ­- 2 tot 3 dagen – voor de vergadering de agenda verstuurt. Zonder een agenda resulteert een vergadering al snel in een rommelig sociaal samenzijn.

Zorg voor structuur en duidelijkheid
Een effectieve vergadering vereist structuur en duidelijkheid. De voorzitter van de vergadering – of een ander geschikt persoon – moet duidelijk de leiding op zich nemen en conclusies trekken. Dit houdt in dat de ‘leider’ verantwoordelijk is voor het beëindigen en beginnen van topics. Als officemanager of secretaresse is het zaak om de belangrijkste beslissingen en uitspraken eruit te pikken en deze te noteren. Verder moet een voorzitter de deelnemers inspireren om met nieuwe ideeën te komen en in de gaten houden of iedereen aan het woord komt. Het komt vaak voor dat één persoon de boventoon heeft.

Houd een to-do list bij
Uit elke vergadering komen nieuwe actiepunten voort. Het is belangrijk om deze to do’s goed bij te houden, zodat er later geen onduidelijkheden over kunnen ontstaan. Schrijf op wie voor welke taak verantwoordelijk is met deadline.

Bepaal vooraf de eindtijd
De eindtijd van een vergadering inschatten is een lastige opgave. Het is moeilijk om te bepalen hoeveel tijd bepaalde topics in beslag nemen. Toch is het goed om een eindtijd vooraf te bepalen. Al is het maar als richtlijn. Dit zorgt ervoor dat de vergadering niet langer duurt dan nodig is en mensen niet lang blijven napraten.

Werk de notulen direct uit
Na de vergadering kun je de aantekeningen het beste direct uitwerken als dit mogelijk is. De informatie die je tijdens de vergadering hebt verkregen, zit dan namelijk nog vers in jouw geheugen. Hierdoor weet je zeker dat je de aantekeningen correct uitwerkt en je geen belangrijke zaken vergeet.

Heb jij nog aanvullende tips voor effectief vergaderen? We horen ze graag van je!

Lees ook eens de gratis whitepaper ‘Online vergaderen als alternatief voor zakenreizen’, over de ConferenceCard die uitkomt biedt bij vergaderen op afstand.

Reageer op dit artikel