checklist

Effectief teamoverleg

Vergaderen

Benodigdheden:

1) Een competente voorzitter die
– zorgt voor een goede voorbereiding van de agenda en die regelmatig de procedure van die agenda toetst;
– zorgt voor een adequate ordening van het overleg;
– de tijd bewaakt, iedereen aan het woord laat komen en mensen afkapt, als dat nodig is;
– discussies samenvat en conclusies trekt.

2) Goed deelnemersschap
Dit houdt in dat deelnemers zeggen wat ze op hun hart hebben, goed naar elkaar luisteren en betrokken blijven.

3) Een haalbare agenda met vaste punten die
– vóór de vergadering bij iedereen bekend is;
– voor de start door iedereen is goedgekeurd;
– door de deelnemers kan worden aangevuld.

4) Een evaluatie, bij voorkeur standaard aan het einde van de vergadering. Deze evaluatie:
– maakt het geven van feedback makkelijker;
– bestaat uit waardering en verbeterpunten.

5) Een afsprakenlijst die uitsluitend afspraken en acties bevat.

Bedenk verder dat:
– het beter is om enkele punten goed te bespreken dan veel punten maar half;
– echt overleg iedereen erbij betrekt die wat te zeggen heeft;
– overleggen niet hetzelfde is als besluiten nemen.

Tips voor het instandhouden van een secretaresseoverleg
Do’s tijdens vergaderen
Succesvol vergaderen
Vergaderverslag
Sjabloon vergaderverslag
Zijn er tips voor het structureren van de besluitvorming?
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Verder als secretaresse

Reageer op dit artikel