checklist

Vergaderen: regels en rechten

Vergaderen

Enkele regels voor taakgericht functioneren van vaste deelnemers

– Een gedegen voorbereiding: men bestudeert de vergaderstukken en heeft duidelijk voor ogen wat men wil zeggen over elk agendapunt en hoe hij dit onder woorden gaat brengen.
– Een doelmatige inbreng: wat men zegt moet betrekking hebben op het onderwerp en in dienst staan van het vergaderdoel.
– Een vruchtbare wisselwerking met de andere deelnemers: ieder heeft de plicht geconcentreerd naar elkaar te luisteren en de gedachtegang van de spreker te volgen.

De notulist heeft recht op:
– een duidelijke formulering van het doel van elk agendapunt
– alle stukken die worden uitgedeeld
– een goed geleide vergadering met ordelijk verloop
– een heldere formulering van de meningen
– een heldere samenvatting van wat er is gezegd bij elk agendapunt
– een plek naast de voorzitter zodat je contact kunt houden
– aflossing bij vergaderingen die langer dan twee uur duren
– ontheffing van andere taken zoals koffie schenken of telefoon aannemen
– een rustige werkplek en voldoende uitwerktijd.

Belangrijke vergaderdoelen
Sneller vergaderen: voor jou en je manager
Effectief vergaderen
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel