checklist

Non-agendapunten

Vergaderen

Een agenda voor een vergadering wordt vaak volgens een vast stramien opgezet, “omdat het nu eenmaal altijd zo wordt gedaan”. Maar niet altijd zijn die punten even zinvol of handig.

Agendapunten die je maar beter kunt schrappen of wijzigen: 

  • Verslag vorige vergadering

Na het verplichte nummer van de opening volgt het verplichte nummer ‘verslag vorige vergadering’. In veel vergaderingen loopt het bespreken van de notulen uit de hand en in het ergste geval leidt dat tot het overdoen van de vorige vergadering.
Veel efficiënter is het als iedereen de notulen ruim van tevoren krijgt en eventuele correcties van tevoren schriftelijk indient. Deze correcties worden tijdens de vergadering vermeld en aangebracht. Alle onaangekondigde opmerkingen tijdens de vergadering zelf zijn uit den boze. Weg met de overvaltechniek en ramkraken!

Verander het agendapunt in: Vaststelling verslag vorige vergadering.
Dat kan een hoop ellende voorkomen. 

  • Mededelingen

Maak al op de agenda duidelijk wie waarover mededelingen gaat verstrekken.

Bijvoorbeeld:
Mededelingen van de voorzitter:
               – datum personeelsuitje
               – informatie over de cursus Outlook

  • W.V.T.T.K.

Het komt nog steeds voor op sommige agenda’s: w.v.t.t.k. Het betekent ‘wat verder ter tafel komt’ en functioneert als een soort veredelde rondvraag. Wat voor de rondvraag geldt, geldt zeker voor w.v.t.t.k.: schrappen! 

  • Rondvraag

De rondvraag prijkt op bijna elke agenda en dateert uit de tijd dat niemand iets mocht zeggen behalve de voorzitter.
Gelukkig zijn wat dat betreft de tijden veranderd. Daarom kan in plaats van de rondvraag beter aan het begin van de vergadering onder het agendapunt ‘Vaststelling agenda’ even afgetast worden of er nog spoedzaken zijn.
Aan het eind van de vergadering kunnen onder het agendapunt ‘Vaststelling agenda volgende vergadering’ suggesties voor de volgende vergadering worden gedaan. Zo leren de deelnemers zich medeverantwoordelijk te voelen voor de agenda en dus voor de vergadering. 

Verwerkt in een goede agenda ziet dat er bijvoorbeeld zo uit: 

  1. Opening en vaststelling agenda
  2. Vaststelling verslag van 11 februari 2011
  3. Plan van aanpak Nieuwe Werken
    Toelichting / stukken bijgevoegd
    Besluit
  4. Cursus Outlook
    Informatie / stuk al in bezit
  5. Aannemen nieuwe opdracht
    Discussie / stukken al in bezit
    Besluit
  6. Voorlopige vaststelling agenda 15 april 2011

 Bron: En dan nu de rondvraag, Jack Diekstra (2002) 

Do’s tijdens vergaderen
Checklist vergaderen en notuleren
Succesvol vergaderen
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel