checklist

Een goed vergaderverslag

Vergaderen

In deze checklist vind je zes eisen waaraan een goed verslag moet voldoen. In eerste instantie lijken ze misschien vanzelfsprekend.

Maar toch is het belangrijk ze bij elk verslag te controleren.

Een goed verslag is:

 1. overzichtelijk

Zorg voor ruime marges: links, rechts, boven en onder. Maak vooral de linkermarge extra groot: sommige vergaderaars vinden het prettig daar aantekeningen te maken.

  • Zorg voor voldoende witruimte tussen de verschillende onderwerpen. Je noteert eerst het agendapunt en daaronder wat er over het punt is besproken. Plaats geen punt of komma achter het agendapunt.

  • Zorg voor een consequente typografie van de agendapunten. Maak gebruik van het decimale indelingsprincipe, bijvoorbeeld:

    2 ‘Goedkeuring verslag’

    3 ‘Mededelingen’

    3.1 Mededeling 1

    3.1.1 Submededeling over Mededeling 1

    Ga niet verder dan drie nummers, anders wordt je verslag onoverzichtelijk.

Zorg voor symmetrie in je opsommingen. Dat betekent dat je elk deel van een opsomming op dezelfde wijze formuleert. Als je bijvoorbeeld het eerste deel van je opsomming zonder lidwoord begint, dan moeten de andere delen ook zonder lidwoord beginnen.

2. volledig

Een verslag moet volledig zijn, zeker als het een informatiebron is voor degenen die niet aan de vergadering hebben deelgenomen.

  • Vermeld in de kop van het verslag alle informatie:

    – de naam van de vergadering

    – de dag, de datum, de begin- en eindtijd en de plaats van de vergadering

    – de namen van de aanwezigen en de afwezigen

  • Zet achter het kopje ‘Aanwezig’ de namen in een vaste volgorde. Begin met de voorzitter, daarna eventueel de secretaris of penningmeester (deze vergaderrollen zet je tussen haakjes achter de namen). De namen van de overige deelnemers komen daarna in alfabetische volgorde. Achter het kopje ‘Afwezig’ zet je in alfabetische volgorde de namen van de afwezige vergaderaars.

  • Laat bij de wisselende agendapunten de driedeling naar voren komen:

    – beginstuk (aanleiding)

    – middenstuk (essentie)

    – eindstuk (acties, afspraken en/of besluiten)

  • Formuleer volledige zinnen: telegramstijl leest niet prettig.

3. beknopt

  • Richt je op de actie of de afspraak, verwerk de vraag in het antwoord.

Voorbeeld:

De organisatie heeft ervaring met grote ziekeverzuimprojecten.

En niet:

De ondernemingsraad vraagt of er voldoende ervaring aanwezig is om een groot ziekteverzuimproject te begeleiden. Mevrouw De Vries antwoordt dat haar organisatie al veel grote ziekteverzuimprojecten heeft begeleid.

4. objectief

Houd je verslag objectief door aan de volgende punten aandacht te besteden:

  • Neem geen letterlijke zinnen over van sprekers. Dit is namelijk spreektaal en die moet je juist omzetten naar schrijftaal.

  • Formuleer positief. Dit betekent dat je alleen vertelt wat iemand belooft voortaan te zullen doen.

  • Vermijd beschrijvingen van de vergadersfeer. Een verslag is een neutrale, zakelijke weergave van het besprokene.

 5. exact

Een exact verslag voorkomt onduidelijkheden. En hoe duidelijker is wat de actiepunten en afspraken zijn, hoe groter de kans dat de vergadergroep de acties opvolgt en de afspraken nakomt. De volgende punten helpen helpen je een concreet, exact verslag te maken:

  • Vermijd bij de actiepunten en afspraken de lijdende vorm. Dus niet:

    Dit punt wordt meegenomen naar de volgende directievergadering.

    Maar:

    De voorzitter zegt toe het vertrek van de Arbofunctionaris te bespreken in de eerstvolgende directievergadering.

  • Formuleer de actiepunten volgens de OPA-structuur:

    – begin met het Onderwerp (wie)

    – dan de Persoonsvorm (werkwoord)

    – en vervolgens de Andere zinsdelen (rest)

    Voorbeeld:

    Giel neemt contact op met Marjan om haar te polsen voor de werkgroep.

  • Let erop dat je formulering eenduidig is: niet voor tweeërlei uitleg vatbaar.

6. correct

 Fouten leiden de aandacht van de lezer van de inhoud af, of zorgen zelfs voor ergernis bij de lezer. Denk aan de volgende punten als je een correct verslag wilt afleveren:

  • Vermijd tik- en spelfouten. Maak altijd gebruik van de spellingcontrole of laat een ander je tekst even doorlezen. Denk ook aan te veel of te weinig spaties of onterecht hoofdletters.

  • Vermijd stijlfouten. Een veel voorkomend voorbeeld van een stijlfout is de contaminatie: twee woorden of uitdrukkingen met ongeveer dezelfde betekenis worden met elkaar vermengd. Bijvoorbeeld:

    Dat bureau weegt zwaar. (in plaats van: Dat bureau is zwaar / weegt veel.) Of:

    Dat kost te duur. (in plaats van: Dat kost te veel / is te duur.)

  • Formuleer het verslag in de onvoltooid tegenwoordige tijd. De lezer begrijpt dan dat het vermelde tijdens de vergadering plaatsvond. Dus niet:

    Het verslag is goedgekeurd. Maar:

    Het verslag wordt goedgekeurd.

Verslagvorm
Voorbereiding notulen
Algemene checklist
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Notuleren met je laptop

Reageer op dit artikel