checklist

Een volledig vergaderverslag

Vergaderen

Een vergaderverslag dient vaak als informatiebron. Het moet daarom volledig zijn. Zodra het verslag vragen oproept die niet worden beantwoord, dan is het meestal niet volledig of exact.

De volgende tips helpen je een volledig verslag te maken:

Nummering
Nummer het verslag.

In de kop
Zet in de kop van het verslag:

  • de naam van de vergadering
  • de dag, datum en plaats van vergaderen
  • de duur van de vergadering

Namen aanwezigen en afwezigen
Vermeld altijd de namen van de aan- en afwezigen. Ook het vermelden van de functie achter de naam kan belangrijk zijn, zodat bijvoorbeeld later nagegaan kan worden of er voldoende stemgerechtigde leden aanwezig waren om een bepaalde beslissing te nemen. Daarom is ook de lijst van afwezigen van belang.
Zet de namen in een vaste volgorde. Begin met de voorzitter en/of de secretaris en/of de penningmeester. De namen van de overige deelnemers komen daarna in alfabetische volgorde. Als laatste voeg je de naam van de notulist toe. Als een vergaderaar het verslag maakt, dan staat achter zijn of haar naam tussen haakjes ‘verslag’.

Volledige namen
Werk bij een grote vergadering liever niet met alleen de voornamen of de initialen van de vergaderaars. Later weet niemand wie Carlien, Berend of Fred was en net zo min zegt JL, KvW of AK een lezer iets.

Presentielijst
Zorg voor een presentielijst als de vergadering veel leden telt. Bij de lijst van aan- en afwezigen zet je: zie de presentielijst. Deze lijst kun je vervolgens als bijlage aan het verslag toevoegen. Het is ook handig die presentielijst te gebruiken voordat de vergadering begint. Je laat de lijst rondgaan en de aanwezigen zetten hun paraaf achter hun naam. Je weet dan meteen wie er wel en wie er niet was. Deze informatie kan ook gebruikt worden door vergaderaars die hun uren kunnen declareren.

Opening – alleen relevant zaken
Vermeld bij de opening alleen datgene wat relevant is voor het verslag. Meestal zijn dat opmerkingen over de agenda. De vergaderaars kunnen de volgorde aan de orde stellen of hebben vragen over de behandeling van een agendapunt. Ook gebeurt het dat iemand een agendapunt toegevoegd wil hebben.

 Goedkeuring verslag

Onderscheid bij het punt ‘Goedkeuring notulen’:

  • de redactionele/tekstuele/inhoudelijke wijziging
  • de opmerkingen naar aanleiding van het verslag

Ingekomen stukken
Vermeld bij de ingekomen post wie de afzender is, wat de datum is en het onderwerp. In het verslag vermeld je ook wat er over de brief wordt gezegd.

Uitgaande post
Handel net zo bij de uitgaande post.

Driedeling
Elk volgend agendapunt kun je beschouwen als een driedeling:

beginstuk

waarom praten ze erover?

middenstuk

wat zeggen ze erover?

eindstuk

wat gebeurt er verder?

Onderbrekingen van de vergadering
Vermeld eventuele schorsingen van de vergadering.

Heropeningen van de vergadering
Vermeld eventuele heropeningen van de vergadering.

Tijdelijke aan-/afwezigheid vergaderaar
Vermeld altijd op welk moment tijdens de discussie (dus niet op welk tijdstip) iemand de vergadering binnenkwam dan wel deze verliet.

Rondvraag
Vermeld bij de rondvraag altijd de namen van degenen die iets te berde hebben gebracht. Ook kun jij, als notulist, iets zeggen tijdens de rondvraag.

Een goed vergaderverslag
Verslagvorm
Voorbereiding notulen
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel