checklist

Stille deelnemers betrekken bij een vergadering

Vergaderen

Sociale onzekerheid: naar schatting heeft twintig tot dertig procent van de deelnemers aan vergaderingen hier last van.

Zij willen liever niet de aandacht op zichzelf vestigen en geven dus nauwelijks hun mening. Kern van het probleem is dat niet iedereen zich op haar of zijn gemak voelt in een vergadering. Een goede voorzitter houdt hier rekening mee.

Zes tips hoe je dit kunt doen:

  1. Praat erover
    Benoem het probleem en vraag in de vergadering om oplossingen. Doe meer rondjes over de agendapunten. Begin met de stille deelnemer en geef hem of haar heel veel ruimte en tijd om zich te uiten. Wees niet bang voor stiltes en luister goed naar elkaar.
  2. Kijk naar non-verbale signalen
    Stille deelnemers ‘zeggen’ soms heel veel. Ga daar op in. Zie je dat hij of zij knikt of nee schudt, vraag dan om dat toe te lichten.
  3. Praat in kleine groepen over de agendapunten
    In een kleine groep is de drempel om wat te zeggen veel kleiner en is men gelijkwaardiger. Laat alle kleine groepjes opschrijven waar ze over gesproken hebben. Iemand uit de groep vat het samen als iedereen weer bij elkaar is.
  4. Betrek de stille deelnemer bij de voorbereiding
    Bespreek informeel de agendapunten van tevoren. Door er meer bij betrokken te zijn praat iemand makkelijker. Als hij of zij tijdens de vergadering niets zegt, wijs je op de goede ideeën die zij of hij had tijdens het voorgesprek.
  5. Vraag om de meningen op te schrijven
    Schrijven is vaak minder ‘eng’ dan praten. Als iedereen van tevoren haar of zijn mening opschrijft is het duidelijk hoe men erover denkt. In de vergadering is er dan een discussie over. Het kan ook anoniem opgeschreven worden. Dan is het niet duidelijk wie wat vindt en durft iedereen zich te uiten.
  6. Zie in dat ieders bijdrage onmisbaar is
    Een vergadering bestaat niet voor niks uit de deelnemers die erbij zitten. De eerste stap naar een oplossing is beginnen het probleem te erkennen. Zoek met elkaar naar een oplossing. Elke vergadering is anders en elke deelnemer is anders. Blijf niet te lang trekken als iemand niet wil of durft te praten. Probeer het dan op een van de andere manieren.

Bron: Managersonline

Do’s tijdens vergaderen
Succesvol vergaderen
Hoe kan ik ervoor zorgen dat het afdelingsoverleg levendiger wordt?
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Managementassistent en NLP

Reageer op dit artikel