checklist

Don’ts bij vergaderingen

Vergaderen

Er kan veel mis gaan voor en tijdens vergaderingen. Veel van die missers zijn echter eenvoudig te voorkomen. De bekendste op een rijtje, plus daarbij steeds een motivatie om deze missers te omzeilen:

  1. Onvoorbereid zijn
    Voorbereiding is essentieel om een goede vergadering te hebben. Met een goede voorbereiding heeft iedereen over de vergaderpunten nagedacht en kan er een afgewogen en inhoudelijk goed besluit genomen worden. Met een goede voorbereiding vergader je bovendien korter(!).
  2. Te laat komen
    Als je te laat komt, kunnen er twee dingen gebeuren. Of de vergadering is op tijd begonnen en dan stoor je. Vaak gaat de voorzitter je nog uitleggen wat er al besproken is. De tweede mogelijkheid is dat de hele groep op jou zit te wachten. Beide mogelijkheden kosten veel tijd en remmen en verstoren het proces. Juist in het begin van een vergadering, als iedereen vol energie en enthousiasme zit, is dat vervelend.
  3. Tijdens de vergadering bezig zijn met andere dingen
    Zet je telefoon uit of op stil, zodat jij en de anderen er niet door gestoord kunnen worden.
  4. Over iets anders dan het agendapunt praten
    Het kan nog zo interessant zijn, het is en blijft een ander onderwerp. Als je iets heel belangrijks bedenkt wat niets te maken heeft met het agendapunt dat op dat moment behandeld wordt: schrijf het op. Kijk of het bij een volgend punt past. Zo niet: bewaar het voor de volgende vergadering.
  5. Praten met mensen die naast je zitten
    Praat als je iets over het agendapunt wilt zeggen met iedereen. En als het niet over het agendapunt gaat: zie punt 4.
  6. Geen besluit nemen
    Neem altijd aan het eind van een agendapunt een besluit. Een besluit kan ook zijn dat je er de volgende vergadering op terug komt of dat iemand eerst iets uit moet zoeken voordat er verder over gepraat kan worden. Formuleer het besluit en neem het op in de actie- en besluitenlijst.
  7. Bij elkaar komen als er geen noodzaak toe is
    Vergaderen zonder voldoende inhoudelijke agendapunten, omdat je nu eenmaal altijd op dat tijdstip vergadert, is zonde van ieders tijd. Kijk of er genoeg inhoudelijke punten zijn en zo niet: schuif de vergadering door.

Bron: Managersonline

Tien gouden vergadertips
Do’s tijdens vergaderen
Stille deelnemers betrekken bij een vergadering
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Optimaal communiceren door een vlekkeloze samenwerking

Reageer op dit artikel