checklist

Discussiëren op een vergadering: hoe het níét moet

Vergaderen

Vergaderingen worden nogal eens geassocieerd met tijdverspilling, verveling en frustraties. Een van de oorzaken hiervan vormen slechte discussiemethoden.

Voor jou als notulist is het nuttig dit ineffectieve vergadergedrag te herkennen. Immers, het is belangrijk dat je zicht hebt op vergaderprocessen om je rol goed te kunnen vervullen.

De belangrijkste slechte discussiemethoden op een rijtje, + wat je daartegen kunt doen:

Praten in dilemma’s
De vergaderaars praten alleen maar in dilemma’s. Voorbeeld: ‘Wil je het nu wél of niet?’of ‘Ben je het er nu mee eens of niet?’

Wijs erop dat de zaken wat genuanceerder liggen. Stel bijvoorbeeld dat de zaken niet met een simpel ja of nee te beantwoorden zijn of dat je het wel eens bent met het voorstel, mits…

Weggrappen
Er zijn ook vaak deelnemers die anderen niet echt serieus nemen en alle voorstellen ‘weggrappen’ en daarmee proberen de lachers op de hand te krijgen.

Lach even mee, maar neem dan op serieuze toon de zaak weer op.

Bluffen
Misschien word je regelmatig met ‘bluffers’ geconfronteerd, die er een handje van hebben om hun ervaringen of voorstellen wat al te rooskleurig voor te stellen.

Blijf zakelijk en vraag hen met concrete en controleerbare voorbeelden te komen.

Klemzetten
Sommige discussianten zijn er alleen maar op uit andere deelnemers ‘klem te zetten’; zij discussiëren persoonlijk in plaats van zakelijk.

Herhaal of verwoord de onderliggende vraag en ga er zakelijk op in. Laat je dus niet uit de tent lokken.

Kleinerende opmerkingen maken
Misschien ken je voorbeelden uit je omgeving van personen die als ze hun zin niet krijgen, kleinerende opmerkingen gaan maken. Bijvoorbeeld: ‘Een kind snapt toch wel dat…’, of: ‘Tja, beste collega’ (op een smalende toon).

Ook in dergelijke situaties geldt: laat je niet uit de tent lokken en stel je zakelijk op.

Doordrammen
De echte doordrammers komen we ook regelmatig tegen. Ze blijven ondanks soms goede afwegingen van zaken hun eigen voorstel steeds maar herhalen.

Herhaal de pro- en contra-argumenten van het betrokken voorstel en licht jouw alternatief, onderbouwd met voor- en nadelen, nog eens duidelijk toe.

‘Appels en peren’
Vaak worden er in overlegsituaties zaken vergeleken die niet vergeleken mogen worden. Het bekende ‘appels en peren’-probleem.

Licht nog eens duidelijk toe waarom je vindt dat dit probleem toch duidelijk anders is dan het aangehaalde voorbeeld.

Negen tips om korter te vergaderen
Vergaderen: regels en rechten
Effectief vergaderen
Boek: Handboek Notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel