checklist

Standaardfouten tijdens een vergadering

Vergaderen

Vergaderingen worden nogal eens geassocieerd met tijdverspilling, verveling en frustraties. Een van de oorzaken hiervan vormen standaardfouten tijdens een vergadering.

Voor jou als notulist is het nuttig dit ineffectieve vergadergedrag te herkennen. Immers, het is belangrijk dat je zicht hebt op vergaderprocessen om je rol goed te kunnen vervullen.

Niet op tijd beginnen
Door niet op tijd te beginnen met de vergadering, beloont de voorzitter de telaatkomers. Iets wat de voorzitter zeker niet moet doen. De voorzitter dient de vergadering dus gewoon te beginnen, ook al is nog niet iedereen aanwezig.

Niet meedelen hoelang de vergadering duurt
Vaak worden drukbezette deelnemers onrustig omdat ze niet weten hoelang de vergadering nog zal duren. De voorzitter kan dus het beste vooraf aangeven hoelang er vergaderd gaat worden en erop toezien dat de deelnemers zich daaraan houden! Dat betekent ook dat bij voorkeur per agendapunt wordt aangegeven hoeveel tijd daarvoor is uitgetrokken. Een voorbeeld daarvan is de geannoteerde agenda. Een handige tip is ook dat de voorzitter bij de opening alvast informeert wie iets voor de Rondvraag heeft. Hij/zij kan een inschatting maken van de tijd die aan de Rondvraag besteed moet worden.

Discussies naar aanleiding van de notulen of de mededelingen
Vaak wordt een groot deel van de vergadertijd aan de Opmerkingen naar aanleiding van de notulen of de Mededelingen besteed. De voorzitter dient erop te letten dat dit niet gebeurt. En als deelnemers verder over een mededeling willen discussiëren, dan kan dit beter als agendapunt worden opgevoerd voor de volgende vergadering.

Actiepunten worden niet serieus genomen
Veel vergaderteams zijn weinig kritisch wat de controle op de eigen acties betreft. Het is als notulist belangrijk in het verslag aan te geven wie wat voor welke datum gaat uitvoeren. Tijdens de volgende bijeenkomst moet dan gecontroleerd worden of die actiepunten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

Geplande tijdsverdeling wordt overschreden
Mocht een agendapunt niet binnen de geplande tijd kunnen worden afgerond, dan kan bijvoorbeeld de besluitvorming beter uitgesteld worden naar de volgende vergadering.

Enkele deelnemers overheersen de discussie
Een evenwichtige bijdrage van iedereen kan worden bevorderd door bij belangrijke punten alle deelnemers te vragen hun visie op deze punten afzonderlijk te geven. De voorzitter gaat dan voor een eerste inventarisatie de kring rond en laat alle suggesties en opmerkingen op een flip-over noteren. Op basis van deze inventarisatie kan dan verder worden gediscussieerd.

Te veel oplossingsgericht discussiëren
Vergadergroepen hebben vaak de neiging bij het bespreken van problemen snel naar oplossingen toe te redeneren. Ze nemen dan de volgende fasen niet in acht:

  • probleemstelling of –herdefiniëring
  • analyse van mogelijke oorzaken
  • mogelijke oplossingen bedenken
  • keuze van de meest gewenste oplossing, het besluit

Discussies wijken te veel van de agendapunten af
Voorzitters zijn nogal eens tolerant als deelnemers hun persoonlijke problemen of belangen proberen op te hangen aan punten op de agenda. Uiteraard is het beter om dit niet te veel te doen. Eventueel kan worden afgesproken om een onderwerp als nieuw punt op te voeren voor de volgende vergadering als blijkt dat het punt voor meer leden relevant is.

Deelnemers vallen in herhaling
Het is belangrijk dat de voorzitter regelmatig standpunten samenvat en voor- en nadelen van mogelijke alternatieven formuleert. Ook een flip-over kan hier zijn dienst bewijzen: daarmee is gemakkelijk duidelijk te maken wat al naar voren is gebracht. Verder is het belangrijk dat de voorzitter zaken weet af te ronden tot een besluit of conclusie.

Voortdurende storingen tijdens een vergadering
Het spreekt voor zich dat voortdurend in- en uitlopen, of interrupties door telefoontjes, het vergaderen stoort. Vergaderaars kunnen bijvoorbeeld afspreken om ieder uur een korte pauze in te lassen om dringende zaken af te wikkelen. Soms is echter uitwijken naar een vergaderruimte buiten de deur noodzakelijk.

Don’ts bij vergaderingen
Stille deelnemers betrekken bij een vergadering
Non-agendapunten
Boek: Handboek notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel