checklist

Vergaderproblemen oplossen

Vergaderen

Hieronder vind je veelvoorkomende vergaderproblemen op een rijtje, en tips om de problemen te tackelen.

Probleem

Oplossing

Eindeloze discussies die steeds tot niets leiden.

Zorg per agendapunt voor een helder doel, stel daarbij relevante vragen en laat de deelnemers één vraag tegelijk beantwoorden. Sta ze niet toe om hiervan af te wijken. Ga pas verder als deze vraag is afgehandeld.

Enkele deelnemers voeren het hoogste woord en domineren de discussie.

Richt je tot de andere deelnemers en stel hun rechtstreeks vragen. Geef daarbij eventueel duidelijk aan dat andere deelnemers ook hun mening moeten kunnen geven. Als een deelnemer die al veel heeft gesproken, toch probeert te onderbreken, kap je deze poging vriendelijk maar beslist af.

De sfeer is negatief en geprikkeld.

Zet stellige uitspraken om in vragen, maak van verwijten verzoeken en herformuleer bezwaren tot wensen.

De vergadering loopt altijd uit en zelfs dan is er vaak nog geen besluit.

Zorg voor een beperkte agenda, spreek een eindtijd af en houd die ook aan, maak per agendapunt een tijdsplanning en bewaak die. Vat regelmatig conclusies samen die eigenlijk een besluit zijn.

Tijdens de vergadering gedragen mensen zich storend.

Laat deze mensen niet te lang hun gang gaan. Geef aan wat het gewenste gedrag is en geef daarbij zelf het voorbeeld, bijvoorbeeld door niet in te gaan op provocaties. Stel aan de orde hoe je wilt dat de deelnemers zich gedragen bij de vergadering en vraag andere deelnemers om steun.

Negen tips om korter te vergaderen
Belangrijke vergaderdoelen
E-book Vergaderingen… regel je zo!
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Notuleren met je laptop

Reageer op dit artikel