checklist

Vergadertips: hoe je vergaderen weer leuk maakt

Vergaderen

Praktische tips om vergaderen weer leuk én nuttig te maken:

  • Met elkaar vergaderregels opstellen.
  • Agenda en stukken zijn op tijd.
  • Per agendapunt is helder wat het doel is het hoeveel tijd daarvoor gepland staat.
  • De beste voorzitter zit voor.
  • De vergadering goed voorbereiden: stukken lezen en oplossingen voorbereiden.
  • Op tijd beginnen.
  • Telefoons en iPads uit.
  • Geen uitgebreide monologen, herhalingen, onderlinge tweegesprekjes, zijstraatjes etc. accepteren, of je nu deelnemer, notulist of voorzitter bent.
  • Naar je collega’s luisteren en doorvragen.
  • Niet herhalen wat al gezegd is.
  • Niets zeggen als het niets toevoegt.
  • Discussies stoppen over al genomen besluiten.
  • Discussies op basis van onvolledige informatie stoppen.
  • Specifieke agendapunten delegeren aan een betrokken klein groepje.
  • Alleen met iedereen vergaderen als de punten ook voor iedereen van belang zijn.
  • De rondvraag en wvttk van de agenda verwijderen.
  • Een procedure afspreken als het team binnen de tijd niet tot een besluit komt.
  • Niet later eindigen dan de afgesproken tijd.
  • De actielijst binnen 24 uur na de vergadering verspreiden.
  • Acties op tijd uitvoeren en elkaar erop aanspreken als dat niet gebeurt.

TIP

Veel meer informatie over hoe vergaderen weer leuk wordt, vind je in het maartnummer 2012 van Management Support Magazine.

Geannoteerde agenda
Wat is het beste tijdstip voor een vergadering?
Verschillende vergadervormen
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel