checklist

Een positief vergaderklimaat

Vergaderen

We spreken van een positief vergaderklimaat wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

Een positief vergaderklimaat
  • Alle deelnemers zijn gemotiveerd om een bijdrage te leveren aan het bereiken van het vergaderdoel.
  • De deelnemers proberen elkaar zo goed mogelijk te begrijpen, wat onder meer inhoudt dat men interesse toont voor elkaars standpunten en argumenten.
  • De omgangsvormen zijn gebaseerd op wederzijds respect en vertrouwen in de eerlijkheid van elkaars uitingen.
  • Onderlinge verschillen worden niet als storend ervaren, maar creatief benut.
  • Er wordt voldoende aandacht besteed aan emotionele aspecten (zoals onzekerheid, kwaadheid en irritaties, persoonlijke voorkeuren enzovoort).

Het is de taak van de voorzitter om voor deze voorwaarden te zorgen. Het spreekt voor zich dat dat soms best lastig is!

Tips voor de voorzitter

  • Betrek alle deelnemers bij de vergadering
    De voorzitter moet mensen die moeilijk aan het woord kunnen komen, een ‘opstapje’ aanreiken. De deelnemer die duidelijk met zijn gedachten ergens anders is, wordt dan via oogcontact of een onverwachte vraag weer bij de les gebracht.
  • Benadruk het belang van een agendapunt
    Het motiveren van de deelnemers zal de voorzitter weinig moeite kosten wanneer het onderwerp van discussie hun na aan het hart ligt. Bij onderwerpen waarbij dat minder het geval is, zal de voorzitter betrokkenheid moeten weten te bewerkstelligen door het belang van het vergaderdoel te onderstrepen en argumenten te gebruiken waar de deelnemers vermoedelijk ontvankelijk voor zullen zijn.
  • Toon respect voor elkaar
    Een goede voorzitter maakt zich er sterk voor dat de deelnemers elkaar met respect en vertrouwen bejegenen. Negatief vergadergedrag, zoals elkaar in de rede vallen, onderonsjes, slecht luisteren of ‘de man en niet de bal spelen’, mag door de voorzitter niet worden getolereerd.
  • Houd rekening met verschillen tussen deelnemers
    Alle mensen zijn verschillend en dat kan wel eens tot irritaties leiden. De voorzitter moet ervoor waken dat het vergaderklimaat verziekt wordt door deze irritaties en de deelnemers ervan overtuigen dat het veel zinniger is om de onderlinge verschillen als elkaar aanvullende kwaliteiten en invalshoeken te beschouwen.

Do’s tijdens vergaderen
Succesvol vergaderen
Stille deelnemers betrekken bij een vergadering
Boek: Vergaderen
Training: Mindmappen op de laptop

Reageer op dit artikel