checklist

Vergaderen met de iPad: praktische toepassingen

Vergaderen

Digitaal werken blijkt in de praktijk efficiënt en effectief te zijn. En de huidige technieken en apps maken de overstap naar het papierloze kantoor steeds gemakkelijker.

Het mobiel lezen, bewerken, opslaan, delen en digitaal archiveren van documenten, dossiers en agenda’s vraagt echter wel om duidelijke afspraken tussen collega’s en op het secretariaat. Om de iPad effectief én veilig te kunnen gebruiken in je eigen organisatie, zijn er wel wat aanpassingen aan de huidige werkwijze nodig.

Aan de slag in zes stappen:

1. Voorbereiding
Dit doe je in principe met je telefoon en achter je pc. In dit stadium speelt de iPad nog geen rol. Het gebruikelijke hulpmiddel is de Outlook-takenlijst. Als je beschikt over een iPad, dan is deze takenlijst ook in te zien op je iPad. Het is handig een ‘lege’ taak klaar te zetten met jouw vaste componenten voor het plannen van de vergadering:

  • doel van de bespreking vastleggen
  • deelnemers inventariseren (verplicht, gewenst)
  • termijn waarbinnen de vergadering plaatsvindt
  • duur van de bespreking
  • gewenste locatie kiezen
  • agendapunten verzamelen, beschikbaarheid deelnemers opvragen

2. Vergadering toetsen
Ook in dit stadium speelt de iPad nog een belangrijke rol. Ga in deze fase van het proces na of er aan de voorwaarden van een vergadering wordt voldaan en of deze vergadering wel noodzakelijk is.

3. Vergadering tot stand brengen, plannen en bevestigen
In deze fase van het vergaderproces check je onder andere de data (intern en extern) van de deelnemers en locatie. Deze leg je vast in de agenda door middel van een vergaderverzoek.

Voeg geen bijlagen toe; deze zijn niet zichtbaar op de iPad. Gebruik het notitieveld in de afspraak voor het doorgeven van de nodige relevante gegevens voor de deelnemers (doel, agenda).

en:

  • Verwijs naar de centrale plaats waar de vergaderstukken terug te vinden zijn of laat weten hoe de deelnemers de stukken kunnen raadplegen op de iPad.
  • Maak van de vergaderagenda en de diverse vergaderstukken (bijlagen) pdf’jes en sla deze op in de standaard gebruikte app, map of locatie, of verzend de pdf’s per mail.

4. Vergaderstukken lezen en aantekeningen maken
Voor dit deel van het vergaderproces speelt de iPad onder het motto ‘printen = verspillen’ een belangrijke rol. Wanneer de deelnemers de agenda met doelstelling en bijlagen op hun iPad openen, kunnen ze aantekeningen maken in de stukken. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de app iAnnotatePDF of GoodReader. Iedereen die aantekeningen maakt, kan de geannoteerde documenten digitaal meenemen naar de vergadering.

5. Tijdens het vergaderen
Tijdens de vergadering kunnen de deelnemers de stukken raadplegen op de iPad. Het is wel handig de stukken ook op een beamer centraal te tonen. Dit voorkomt discussie over welk agendapunt nu vergaderd wordt. Tijdens de vergadering zijn de apps iAnnotatePDF en GoodReader wederom erg geschikt. Voor jou als iPadgebruiker biedt de app Notesplus toegevoegde waarde; daar kun je onder andere mee typen, tekenen, schrijven en opnemen. De iPad kan aangesloten worden op elke beamer; vrijwel alle beamers werken met een VGA-aansluiting. Het is wel een te bevelen de Apple VGA-adapter aan te schaffen. Daarmee kun je het scherm van de iPad (vanaf de iPad2) tonen op de beamer.

6. Na de vergadering
Na de vergadering werk je de notulen uit en verspreid je de actielijst. Maak met elkaar duidelijke afspraken over wat met de ‘oude’ vergaderbijlagen en aantekeningen wordt gedaan. Deze zijn namelijk lokaal op de iPad opgeslagen en hebben in principe maar een korte bewaartermijn. Wanneer een stuk met aantekeningen wél bewaard moet worden, ‘verhuis’ je die naar de juiste plek op de server. Gebruik de iPad liever niet om te archiveren.

Vergaderen met de iPad
Geannoteerde agenda
Voorbereiding notulen
Boek: Effectief digitaal vergaderen
Training: iPower

Reageer op dit artikel