checklist

Smartphone-etiquette

Vergaderen

Tips voor tijdens vergaderingen

Je kent het wel, je zit in een meeting en de helft van de aanwezigen is bezig met sms’jes, WhatsAppjes of e-mail. Of men reageert op een Facebookbericht of zet die ultieme Wordfeudscore neer. Onze smartphones of tablets staan vrijwel nooit uit. Maar kan dat eigenlijk wel tijdens een meeting? Welke etiquetteafspraken kun je maken?

Mensen kunnen niet multitasken, echt niet. Je kunt nu eenmaal niet alle aandacht aan een meeting besteden als je intussen ook je telefoon of tablet in de gaten houdt. Toen carrièreblad Intermediair een enquête onder zijn lezers hield, zei meer dan de helft van de ondervraagden dat ze zich ergerden als anderen tijdens een meeting, lunch of borrel met hun smartphone in de weer waren. Tegelijkertijd gaf 40% toe zélf ook schuldig te zijn aan het gedrag. In het boek Businessetiquette van Roel Wolbrink lees je meer over wat wel en niet kan en dat voor degene die de vergadering leidt of een presentatie komt geven óók een taak is weggelegd. Bijvoorbeeld: stel van tevoren de regels op, dan weet iedereen hoe het werkt. Laat iedereen zijn telefoon uit of op stil zetten, maar las voldoende pauzes in zodat iedereen dringende mailtjes of berichten kan checken.

Etiquette

1. Meeting? Zet je telefoon op stil of uit en stop hem in je zak of tas. Je voicemail functioneert prima als telefonist en die e-mail wacht wel.

2. Gebruik je je telefoon of iPad om aantekeningen te maken? Meld het voorafgaand aan de meeting, om vervelende blikken te voorkomen.

3. Telefoon of tablet van de zaak? Beveilig hem altijd met een pincode, zodat bij verlies of diefstal geen gevoelige bedrijfsinfo op straat komt te liggen.

4. Lunch of één-op-één afspraak? Wederom: zet je mobiel op stil of uit. Het is onbeschoft continu een gesprek te onderbreken of een mail of sms te lezen. Om jezelf niet onnodig te kwellen leg je het ding dus ook niet op tafel.

5. Heb je sms, mail- of chatverkeer met een zakelijk contact? Hou het dan ook zakelijk. Vermijd jargon of chat afkortingen als ‘BRB’ (‘be right back’), ‘AFK’ (‘away from keyboard’) en ‘LOL’ (‘laughing out loud’). Dat jij een doorgewinterd internetter bent, wil niet zeggen dat je communicatiepartner dat ook is.

6. Moeilijke boodschap? Blijf weg bij sms en chats als WhatsApp. Een gecompliceerde boodschap vereist tenminste een telefoongesprek en bij voorkeur zelfs een afspraak. Een e-mail kan eventueel ook, maar je persoonlijke stemgeluid kan een nare mededeling iets verzachten.

7. Zit je in een meeting en gaat je telefoon? Nóóit opnemen en fluisteren ‘ik zit in gesprek, ik bel je zo terug’. Daar is niemand bij gebaat: je medevergaderaars niet en de beller ook niet. Wegdrukken en de voicemail het werk laten doen.

Bron: NBC Congrescentrum

Reageer op dit artikel