checklist

Het opzetten van een secretaresseoverleg

Vergaderen

Acties bij het opzetten

  • Inventariseer welke collega’s interesse hebben in een secretaresseoverleg.
  • Breng bij je inventarisatie naar voren wat voor jou de reden is om een overleg te starten en toets de mening van je collega’s.
  • Laat hen ook zelf onderwerpen noemen die zij belangrijk vinden om te bespreken.
Let op: Alleen zaken die voor iedereen, dus voor de organisatie, van belang zijn, komen in aanmerking voor het secretaresseoverleg.
  • Vraag naar ieders verwachtingen van een dergelijk overleg en stel hiervan een overzicht samen dat je gebruikt tijdens de eerste bijeenkomst.
  • Maak een overzicht van te bespreken onderwerpen die genoemd zijn tijdens je inventarisatieronde.
  • Bepaal een vergaderdatum voor het eerste overleg. Zorg ervoor dat van iedere afdeling een persoon de vergadering kan bijwonen.
  • Kies een geschikt tijdstip. Voor de eerste bijeenkomst is het belangrijk om een moment te vinden waarop zo veel mogelijk van de enthousiastelingen aanwezig kunnen zijn. Dit zorgt voor draagvlak.
  • Bepaal het tijdstip waarop de vergadering afgesloten wordt. Door dit vooraf kenbaar te maken weet iedereen waar hij aan toe is.
  • Selecteer een geschikte vergaderruimte die voldoende ruimte biedt. Overleg liever niet op iemands kamer, want het risico dat je daar gestoord wordt door telefoon of binnenkomende personen is groot. Bedenk dat het een officieel overleg is en handel daarnaar.
  • Stel de agenda voor het overleg samen op basis van de verkregen ideeën uit de inventarisatieronde.
  • Neem zo nodig als eerste agendapunt een ‘voorstellingsronde’ op.
  • Neem als tweede vergaderpunt ‘het nut van het secretaresseoverleg’ op, zodat iedereen eenzelfde uitgangspunt krijgt.
  • Bespreek voordat de eerste bijeenkomst begint wie het verslag van de meeting zal verzorgen. Dit verslag dient onder meer voor het informeren van secretaressen die voor de introductiebijeenkomst verhinderd zijn. Voorkom daarbij dat iemand in de vergadering meerdere functies combineert. Dus geen voorzitter die ook nog secretaris is, want het leiden van een vergadering is al moeilijk genoeg.
  • Bij het bepalen van de werkwijze van het structurele secretaresseoverleg is het belangrijk om aandacht te besteden aan de rollen en taken alsmede de afspraken en procedures rondom het overleg.

 

Reageer op dit artikel