checklist

6 tips om creatief te vergaderen

Vergaderen

Vergaderingen duren al snel te lang. Vaak zijn dezelfde personen aan het woord, anderen komen er nauwelijks tussen. Dezelfde issues keren steeds terug op de agenda. Dat kan anders. Professioneel gespreksleider Erik Peekel geeft tips om je vergaderingen creatiever en effectiever te maken.

6 tips om creatief te vergaderen

1. Kies een gespreksleider

Wijs vooraf iemand aan die het gesprek leidt. Dat hoeft niet degene te zijn met de hoogste status. De gespreksleider bereidt de vergadering voor en faciliteert het gesprek. Dat betekent dat hij of zij niet steeds zelf aan het woord is, maar vooral de juiste vragen opwerpt, de deelnemers betrokken houdt en de richting van het gesprek bewaakt. Er mag niet te veel van de agenda worden afgeweken. Wanneer je regelmatig vergadert kun je ervoor kiezen om elke keer van gespreksleider te wisselen.

2. Zorg voor een heldere agenda

Formuleer de uitdaging en het doel zo helder mogelijk. Waarom komen we samen? Wat gebeurt er met de opbrengst van de vergadering? Het moet heel duidelijk zijn waarom iedereen samenkomt. Iedereen is bereid om mee te denken, maar er moet vervolgens wel wat met die ideeën gebeuren. Plaats niet te veel onderwerpen op de agenda: korte vergaderingen zijn effectiever. In de uitnodiging kun je de deelnemers ook alvast vragen om vooraf hun ideeën op een rij te zetten.

3. Eerst nadenken, dan praten

Vaak wordt de richting van het gesprek bepaald door degene die zich als eerste uitspreekt. Die woorden beïnvloeden de denkrichting van de andere deelnemers. Men bouwt voort op het eerste idee. Op die manier gaan veel goede alternatieven verloren. Het is beter om iedereen eerst te laten nadenken en dan pas in gesprek te gaan. De gespreksleider vraagt iedereen om eerst één of twee ideeën op te schrijven. Vervolgens ga je met elkaar in gesprek. Verschillende deelnemers schrijven mogelijk dezelfde ideeën op, dus niet iedereen hoeft zijn idee te benoemen. In plaats daarvan vraagt de gespreksleider: “Had iemand nog een ander idee?” Vaak gebruik ik papieren tafelkleden. De deelnemers kunnen daarop hun ideeën schrijven. Elk idee komt zo letterlijk op tafel.

4. Maak subgroepjes

Hoe groter het gezelschap, des te eerder gaat de energie verloren. De vergadering gaat dan al snel te lang duren. Je bent meer aan het luisteren, dan dat je actief betrokken bent in het gesprek. Om daar verandering in te brengen splits ik de vergadering graag op in kleine groepjes. Je kunt dan gewoon met elkaar aan tafel blijven zitten. Ik introduceer de uitdaging, bijvoorbeeld ‘Hoe kunnen we het verzuim inperken?’ Dan vraag ik iedereen om zelf een idee op te schrijven en die ideeën in groepjes van vier te bespreken in tien minuten. Aansluitend oogst ik de resultaten van de verschillende groepjes.

5. Houd rekening met de aandachtsboog

Mensen hebben een beperkte aandachtsboog. We kunnen ons maar zo’n 25 minuten focussen. Daar moet je rekening mee houden wanneer je de vergadering voorbereidt. Na 25 minuten moet je de setting veranderen. Je doet bijvoorbeeld een stemming met handopsteken. Je laat de deelnemers aan hun buurman vertellen wat ze tot dan toe het beste idee vonden. Of je breekt het gesprek op in subgroepjes.

6. Doe iets anders met de notulen

De notulen bestaan meestal uit een woordelijke uitwerking van alles wat gezegd is. Voor de meeste deelnemers is zo’n lap tekst niet aantrekkelijk om te lezen. Beter kun je concrete afspraken maken en die vastleggen in actiepunten. De voorzitter vraagt dan in de vergadering: “Wie gaat hiermee aan de slag?”
Laat eens een professionele illustrator aanschuiven bij de vergadering die de actiepunten vertaalt in pakkend beeld. Zo kunnen de deelnemers beter onthouden wat er van hen wordt verwacht.
Op teammeetings vraag ik regelmatig een paar kunstenaars om een zogenaamd wandverslag te maken. Wat er besproken wordt leggen zij vast in een manshoog kunstwerk. In woord en beeld ontstaat een aantrekkelijk verslag. Na afloop krijgt dat een plek in het bedrijfsrestaurant. Op die manier blijft de bijeenkomst nog een aantal weken doorwerken.

Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! the Actor Factory BV en auteur van het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen’. De praktische tips in het boek helpen je om jouw bijeenkomst tot een groot succes te maken. Meer tips vind je op www.hetevenementdatniemandwilmissen.nl.

Reageer op dit artikel