checklist

Zo word je een vergaderninja

Vergaderen

Kort, krachtig en doelgericht vergaderen. Het kan. Door doelen te stellen, informatie te delen, beslissingen te nemen en acties te bepalen. En door de eigenschappen van een ninja toe te passen. Zo zet je ze tijdens vergaderingen in.

Zo word je een vergaderninja

Vergaderen kan heel gemakkelijk effectiever worden gemaakt, stelt Marcel van den Berg, directeur van Think Productive. “In onze workshop Maak vergaderen weer leuk hanteren wij het 40-20-40-model. Dat is geen hogere wiskunde, maar als je het consistent en structureel toepast, levert het die zo gewenste magische vergadering op.” De percentages van het model staan voor de verdeling van tijd en aandacht rond de vergadering. “40 procent van je tijd zou moeten gaan zitten in de voorbereiding, 20 procent in de vergadering zelf, de laatste 40 procent in het uitvoeren en opvolgen van de gemaakte afspraken. Terwijl: als mensen denken aan vergaderen, dat alleen gaat over dat uur dat iedereen bij elkaar zit.”

Eigenschappen van een vergaderninja

In het 40-20-40 model kan je de eigenschappen van een vergaderninja toepassen. Deze komen uit het boek Zo word je een productiviteits ninja van Graham Alcott. Van den Berg licht ze toe.

1. Rust en kalmte

“Als je werkt vanuit een goed systeem, creëer je rust en kun je je vergaderdoelen daadwerkelijk naleven. Zo krijg je er grip op.”

2. Meedogenloos

“Durf nee te zeggen. Is het wel zo belangrijk dat jij bij die vergadering aanwezig bent? Om met Paulo Coelho te spreken: Zorg dat als je ‘ja’ zegt tegen anderen, je geen ‘nee’ zegt tegen jezelf.”

3. Weet wapens te hanteren

“Zorg dat je de tools en middelen hebt om alle informatie op een slimme manier te kunnen verwerken.”

4. Onzichtbaar en gebruikt camouflage

“Bescherm de deelnemers tegen afleidingen en onderbrekingen, en creëer voor iedereen de juiste omgeving. Zo kunnen alle deelnemers hun beste werk verrichten.”

5. Niet alledaags

“Houd niet vast aan opgelegde regels als ze voor jullie team niet van toepassing zijn. Zo hoeft de teamleider niet per se ook voorzitter te zijn. En is het wel zo belangrijk dat het hele team aanwezig is?”

6. Behendig

“Houd rekening met het feit dat de wereld dynamisch is: je hebt de vergadering vorige week voorbereid, maar misschien moet je sommige dingen nu wel iets anders doen. Of de agenda omgooien.”

7. Zelfbewust

“Evalueer de vergadering. Stap even uit de inhoud en kijk naar hoe het proces is gelopen.”

8. Goed voorbereid

“Voorbereiding is heel belangrijk voor het succes van vergaderingen. Creëer de beste fysieke omgeving, zodat mensen hun beste werk kunnen leveren.”

9. Geen superheld

“Las op tijd pauzes in, ga flexibel om met de agenda, bouw speelruimte in. Zet moeilijke agendapunten daarin bijvoorbeeld net voor de pauze, zodat iedereen vervolgens tien minuten op adem kan komen.”

Lees ook: Papierloos vergaderen met digitale middelen

Reageer op dit artikel