nieuws

Beeldvorming in een vergadering

Vergaderen

Welke methodes kun je hanteren om passieve vergadergroepen aan te zetten tot actief en gedisciplineerd vergaderen?

Kom je net uit zo’n duffe vergadering, waar niemand zijn mond open deed? Dat kán anders: er zijn methodes voor om passieve vergadergroepen aan te zetten tot actief en gedisciplineerd vergaderen. Er is bijvoorbeeld een methode waarbij systematisch eerst alle verschillende visies worden geïnventariseerd voordat ze nader worden besproken.

IEDEREEN APART

Bij deze groepstechniek krijgen alle groepsleden de opdracht afzonderlijke ideeën te ontwikkelen op basis van een schriftelijke probleemomschrijving. Daarna komen de groepsleden bijeen. De afzonderlijke ideeën worden verzameld op een flipover of bord. De ideeën worden door iedereen kritisch geëvalueerd onder leiding van de voorzitter. Er wordt een keuze gemaakt uit de alternatieven. In veel gevallen gebeurt dit schriftelijk. Ieder groepslid kent bijvoorbeeld punten toe aan de verschillende alternatieven of brengt een rangorde aan om haar voorkeur kenbaar te maken.

VOORDELEN

Voordelen van deze methode zijn:

  • Ieder lid kan haar ideeën naar voren brengen en iedereen voelt zich sterk betrokken bij het besluitvormingsproces.
  • Tijdens de inventarisatie kunnen ideeën niet direct onderuit worden gehaald.
  • De groep raakt niet te snel gefixeerd op één alternatief.
  • Vrijblijvendheid krijgt geen kans, omdat suggesties schriftelijk moeten worden vastgelegd.

Het kan ook korter: de voorzitter vraagt aan de deelnemers over het onderwerp relevante opmerkingen te noteren. Deze meningen worden geïnventariseerd, het liefst op een flipover. Hierna kan er verder over de verschillende meningen worden gediscussieerd.

Reageer op dit artikel