nieuws

De rol van de voorzitter

Vergaderen

Tijdens een vergadering heeft iedereen een eigen rol. De voorzitter heeft de touwtjes in handen.

Voorzitter èn deelnemers zijn verantwoordelijk voor een effectief vergaderproces. Iedereen heeft zijn eigen rol binnen dat proces. Daarbij kun je onderscheid maken tussen formele en procesgerichte rollen. Steeds terugkerende activiteiten zijn vast te leggen in formele rollen, zoals de voorzitter, de secretaris, de notulist en de gastspreker of adviseur. De voorzitter heeft natuurlijk de touwtjes in handen.

VERGADERREGELS

De voorzitter heeft een belangrijke rol in de voorbereidende fase en tijdens de vergadering. Denk daarbij aan het bewaken van het doel van de vergadering, het regelen van de informatiestroom, een evenwichtige discussie, waarbij alle deelnemers aan bod komen en een kordate agenda-afwikkeling, Kortom: de voorzitter moet alle vergaderregels goed toepassen. Natuurlijk is de voorzitter, zeker in informele vergaderingen, niet de enige die verantwoordelijk is voor het goede verloop van een vergadering. Maar hij druk er wel een stempel op, en dat kan zowel negatief als positief uitpakken.

Een vaardige voorzitter:

  • Licht elk agendapunt toe en schets kort het probleem.
  • Geeft per agendapunt een korte toelichting of laat dit doen door een van de aanwezige deskundigen.
  • Maakt duidelijk wat er van de leden wordt verwacht.
  • Stelt een procedure voor hoe de groep een punt kan behandelen.
  • Introduceert de beginvraag en laat iemand aan het woord.
  • Geeft eventuele tegengestelde visies of juist overeenkomsten binnen de groep goed aan.
  • Rondt de discussie af met een korte samenvatting of voorstel en vraagt of de groep zich daarin kan vinden.
  • Handhaaft zelf een neutrale positie.
  • Bevordert kruisgesprekken en past op voor tweegesprekken.
  • Geeft de eigen visie pas als laatste.
  • Past op voor eigenmachtig en autoritair optreden.
  • Blijft tactvol en geduldig, maar bewaakt wel de tijdsduur voor ieder agendapunt.

Reageer op dit artikel