nieuws

Geef een vergadering structuur

Vergaderen

Als je een vergadering goed structureert, kan deze vlotter verlopen. Je zet een vergadering naar je hand met een duidelijke structuur.

Elke vergadering speelt zich af binnen een bepaald kader. Wanneer je dit kader duidelijk structureert, zal de vergadering beter verlopen. Het kader stem je af op het doel van de vergadering. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de omvang, beschikbare tijd, samenstelling en rolverdeling van de deelnemers, maar ook om de accommodatie en beschikbare hulpmiddelen.

VERGADERGROEP

De omvang van een vergadergroep moet niet te groot zijn. Voor een werkvergadering is bijvoorbeeld vijf à zes personen optimaal. Bij de rolverdeling kun je kiezen voor een vaste structuur of bijvoorbeeld voor een roulerende voorzitter, notulist en secretaris. Het moet duidelijk zijn wat de bevoegdheden van de leden zijn en aan wie moet worden gerapporteerd. Nemen de leden bijvoorbeeld deel op persoonlijke titel of namens een achterban?

TIJD

De factor tijd is een belangrijk onderdeel van de vergaderstructuur: de leden moeten de vergaderstukken natuurlijk op tijd hebben, maar de agenda moet ook in een bepaalde, vooraf vastgestelde tijd worden afgewerkt.

RUIMTE

Verder is een goede accommodatie van belang, en de beschikbare hulpmiddelen. Het doel van de vergadering speelt hierin een belangrijke rol: als de deelnemers intensief en ongestoord moeten kunnen werken, is het raadzaam een locatie buiten het bedrijf te zoeken. Ook moet er voldoende ruimte zijn als men bijvoorbeeld in subgroepen wil werken.

Let bij het bepalen van de ruimte in ieder geval op:

  • Is er een aangename temperatuur?
  • Is er voldoende frisse lucht?
  • Is er voldoende licht? Kunnen de deelnemers elkaar allemaal zien?
  • Kunnen de deelnemers elkaar goed verstaan?
  • Staan er comfortabele stoelen?
  • Is de verzorging van de consumpties goed geregeld?
  • Zijn de benodigde hulpmiddelen aanwezig en werken ze goed?

Reageer op dit artikel