nieuws

Neem de tijd voor je verslag

Vergaderen

Na de vergadering kan het je aan tijd of zin ontbreken om je aantekeningen gelijk uit te werken. Toch moet je niet te lang wachten.

Na de vergadering kan het je aan tijd of zin ontbreken om je aantekeningen gelijk uit te werken. Toch moet je niet te lang wachten.

EVEN OPZIJ LEGGEN

Als de vergadering afgelopen is, hebben veel notulisten de neiging om de aantekeningen voorlopig even opzij te leggen. Even iets anders doen kan het lekker zijn, zeker als de vergadering erg lang heeft geduurd. Bovendien moeten, als je weer achter je bureau zit, vaak allerlei andere werkzaamheden worden afgerond, en de telefoon en je manager doen ook weer een beroep op je. Het is begrijpelijk dat je aantekeningen niet altijd direct uitwerkt, toch is het belangrijk om er niet te lang mee te wachten.

BINNEN DRIE DAGEN

Als je een goed verslag wilt afleveren, zul je binnen zo’n drie dagen moeten beginnen met het uitwerken van je aantekeningen. Naast je aantekeningen, moet je namelijk ook een beroep doen op je geheugen. Je geheugen wordt elke dag belast met allerlei andere, nieuwe werkzaamheden die je aandacht vragen, na een aantal dagen is je geheugen gewoon minder goed in staat om ‘oude’ informatie te verwerken. Bovendien: interessante informatie wordt gemakkelijker onthouden dan minder interessante. Ook al ben je als notulist ‘neutraal’ tijdens een vergadering, uiteindelijk heeft zelfs de meest gedisciplineerde notulist een selectief geheugen.

TIJD EN RUST

Schipperen tussen verschillende werkzaamheden en gedachtesprongen kan ten koste gaan van de kwaliteit van je verslag én je gewone werkzaamheden. Om je notulen goed uit te kunnen werken, heb je tijd nodig. Plan daarom een paar uur in je agenda op een van de drie dagen na de vergadering; houdt daarbij ook rekening met het weekend (het kan fijn zijn om aantekeningen in dezelfde week als de vergadering afgerond te hebben en op maandag een frisse start te maken). Ook moet je tijdens het uitwerken van je aantekeningen kunnen werken in een omgeving waar je niet wordt gestoord. Als je van deze twee factoren verzekerd bent, ben je in de regel sneller klaar met je verslag.

Bron: Notuleren Nieuwe Stijl

Reageer op dit artikel