nieuws

Objectief verslag doen

Vergaderen

Objectiviteit is een onmisbare voorwaarde voor het maken van een goed vergaderverslag.

Als notulist zul je soms een vergadering bijzitten die uit de hand loopt en eindigt in een pittige discussie. Je zult dan in je notulen extra tactisch moeten zijn. Iemand die tijdens de vergadering stampij gaat maken met de andere aanwezigen zal het niet op prijs stellen dit terug te lezen in het vergaderverslag. Met een objectief vergaderverslag hoeft dat ook niet.

AANPAK

Een voorwaarde voor het maken van een goed én tactisch vergaderverslag is dat je notulen objectief en neutraal zijn. Je hoeft daardoor bovendien veel minder opmerkingen in je verslag op te nemen waardoor het een stuk beknopter wordt. De objectiviteit en beknoptheid van je notulen kun je vergroten door:

  • Positief en neutraal te formuleren.
  • Het taalgebruik van een vergaderaar niet letterlijk over te nemen. Je kunt de kern van wat is gezegd in je eigen woorden herformuleren. Vergaderaars vinden het vaak niet prettig hun eigen woorden terug te lezen in het verslag, bovendien wordt je verslag korter.
  • Suggestieve opmerkingen te vermijden. Een zakelijk, neutraal verslag is gebaseerd op feiten en niet op de subjectieve waarneming van een vergaderaar of de notulist.
  • De romanvorm te vermijden. Het is niet nodig in geuren en kleuren te vermelden hoe de vergadering verliep en hoe de opmerking van A leidde tot de reactie van B.
  • KISS. Keep It Short and Simple. Vermijd vanzelfsprekende zinnen zoals: ‘de voorzitter opende de vergadering met het onderwerp …’.

Reageer op dit artikel