nieuws

Rommelige vergaderingen frustreren

Vergaderen

Vraag je manager wat hij de meest vervelende onderdelen van zijn werk vindt en ‘vergaderen’ zal ongetwijfeld een van de antwoorden zijn. In de tweede helft van de 20ste eeuw is het aantal vergaderingen meer dan verdubbeld. Wat te denken van de tijd die dat kost!

Vraag je manager wat hij de meest vervelende onderdelen van zijn werk vindt en  ‘vergaderen’ zal ongetwijfeld een van de antwoorden zijn. In de tweede helft van de 20ste eeuw is het aantal vergaderingen meer dan verdubbeld. Wat te denken van de tijd die dat kost!

Onnodige en onproductieve vergaderingen kosten managers ongeveer 10 procent van hun tijd – 24 werkdagen per jaar. Uit onderzoek van Microsoft in 2004 bleek al dat onnodig vergaderen de grootste domper op de productiviteit van kleine ondernemingen is. Nu onthult onderzoek van Opinion Research USA waarom vergaderingen zo vervelen. De belangrijkste frustratie blijkt rommeligheid.

Ergernissen
Meer dan een kwart van de ondervraagde personen meldt dat onordelijke, chaotische vergaderingen hun grootste ergernis zijn, gevolgd door collega’s die hun mond niet kunnen houden en de vergadering naar hun hand proberen te zetten (17 procent). Verrassend genoeg blijkt gebrek aan stiptheid niet eens zo’n grote ergernis: slechts 4 procent irriteert zich aan vergaderingen die te laat beginnen en slechts 5 procent aan mensen die te laat komen.

Een andere grote bron van ergernis zijn mobiele telefoons die afgaan tijdens de vergadering (genoemd door 16 procent). De Blackberry blijkt overigens minder irritant: slechts 5 procent van de respondenten ergert zich aan het feit dat mensen tijdens de vergadering hun e-mail checken. Andere irritatiefactoren zijn: lange vergaderingen zonder drankjes (6 procent), vergaderingen zonder ‘plaspauze’ (8 procent) en collega’s die in slaap vallen (9 procent).

Structuur
‘Gestructureerde vergaderingen met een strakke agenda zijn het meest productief, vooral omdat mensen hun aandacht niet heel lang bij één onderwerp kunnen houden’, zegt Jeff Resnick, directeur van Opinion Reseach USA. ‘Mensen voelen zich niet betrokken bij een chaotische vergadering en daarom zal die zelden tot het gewenste resultaat leiden.’ Een gepast aantal vergaderingen, elk met een duidelijk omschreven doel, houdt het bedrijf vitaal en voorkomt dat de productiviteit er onnodig onder lijdt.

Bron: Managersonline.nl

Reageer op dit artikel