vraag & antwoord

Gebruik je in de notulen de volledige namen van sprekers?

Vergaderen

Het gebruik van namen in de notulen hangt af van de wensen van diegenen die het verslag lezen. Willen zij namen in het verslag, dan maakt de notulist een verslag met namen. Iedere organisatie heeft daar haar eigen huisstijlregels voor. Daar zijn geen vaststaande afspraken voor. Sommige organisaties kiezen voor initialen of namen voluit, andere […]

Het gebruik van namen in de notulen hangt af van de wensen van diegenen die het verslag lezen. Willen zij namen in het verslag, dan maakt de notulist een verslag met namen. Iedere organisatie heeft daar haar eigen huisstijlregels voor. Daar zijn geen vaststaande afspraken voor. Sommige organisaties kiezen voor initialen of namen voluit, andere organisaties
kiezen wat informeler voor alleen voornamen. Belangrijk voor elk vergaderverslag is duidelijkheid, volledigheid en exactheid. In die zin is het vermelden van de voor- en achternaam van de deelnemers wenselijk, vooral wanneer ook externe personen deelnemen aan de vergadering. Bedenk dat bepaalde notulen buiten het vergaderteam kunnen worden gelezen en gebruikt. De vermelding ‘Marco Jansen’ is dan duidelijker en vollediger  dan ‘Marco’.

Bij het gebruik van namen in het verslag zijn wel een paar kanttekeningen te plaatsen.

Strikt genomen is het vaak helemaal niet interessant of relevant voor de lezer om te weten wie precies wat naar voren heeft gebracht. Het maakt het notuleren bovendien onnodig ingewikkeld. Je moet immers van iedere zinvolle bijdrage gaan vastleggen wie die naar voren heeft gebracht. De kans op fouten wordt daardoor groter (dat hangt natuurlijk ook af van het aantal deelnemers aan de vergadering).

Het heeft alleen zin om namen in een verslag op te nemen als de aanwezigen bijvoorbeeld spreken namens een bepaalde achterban. Voorbeeld: bij een afdelingsoverleg is het niet zo relevant om vast te leggen dat Marco volgend jaar een betere vakantieplanning wil omdat de bezetting van de afdeling dit jaar te wensen overliet. Het punt dat Marco naar voren brengt, geldt in zijn algemeenheid. Een ander voorbeeld: bij een overleg tussen directie en OR of een vergadering van een groep projectleiders kan het juist wel belangrijk zijn om vast te leggen wie welke mening naar voren heeft gebracht. Maar dan gaat het vaak niet om de persoon zelf, maar meer om de groep/afdeling die die persoon vertegenwoordigt.

Reageer op dit artikel