vraag & antwoord

Hoeveel tijd kost het het voorbereiden en uitwerken van verslag, actiepuntenlijst en besluitenlijst?

Vergaderen

Hoe lang je daarover doet is van veel factoren afhankelijk. Wat moet je allemaal regelen voor en na de vergadering en wat is de duur en aard van de vergadering? Notuleren en vergaderingen voorbereiden is een van de kerntaken van een secretaresse, over het algemeen zal dat een relatief groot deel van de werkuren beslaan. Volgens […]

Hoe lang je daarover doet is van veel factoren afhankelijk. Wat moet je allemaal regelen voor en na de vergadering en wat is de duur en aard van de vergadering? Notuleren en vergaderingen voorbereiden is een van de kerntaken van een secretaresse, over het algemeen zal dat een relatief groot deel van de werkuren beslaan. Volgens onderzoek (bron ‘Een functie met inhoud’) is het voor veel secretaressen een wekelijkse taak. In dat boek staan ook de subtaken van deze hoofdtaak omschreven.

Voor het uitwerken van een vergadering zijn wel globale richtlijnen:
– Een gewone vergadering (goed voorbereid, begrijpelijke taal, goede werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 1 uur verslag schrijven. 
– Een pittige vergadering (je bent goed voorbereid, begrijpt niet altijd waar men over spreekt en hebt geen ideale werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 2 uur uitwerken.
– Een zware vergadering (slecht voorbereid, moeilijk taalgebruik, lastige werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 3 uur verslag schrijven.

De voorbereiding is moeilijker aan te geven. Hoef je geen accommodatie te regelen en alleen mensen van binnen de organisatie uit te nodigen en die de agenda te sturen dan kun je met een half uur klaar zijn. Moet je een afspraak plannen voor een vergadering met een groep mensen van buitenaf, dan kun je hier alleen al een middag aan kwijt zijn. 

Literatuur m.b.t. vergaderen en notuleren kun je bestellen op www.managementsupport.nl > Shop. Titel:
– Vergaderen en effectief communiceren

Reageer op dit artikel